机关公文处理工作的一些做法

20xx年4月23日

公文处理工作是一门科学，它涉及到每个机关、团体、企业、事业单位，与各级领导的领导方法和领导作风密切相关。是机关工作的一个重要方面。搞好公文处理工作，对于贯彻执行党的路线、方针、政策，协助领导处理日常工作，提高工作效率，协调上下左右关系，都具有十分重要作用。

一、公文的含义

1、概念：公文是公务公文的简称。它是机关、团体、企业、事业单位在公务活动中，为处理公务而形成的、具有现行效用的文字材料。是各级领导机关用来颁布法规、传达意图、指导工作、请示和答复问题、报告和互通情况、记录事项、商洽业务、交流经验的工具。公文包括有固定文件版头的文件和无文件版头的其它文字材料，如：电报、表报、介绍信、证明信、慰问信、合同，协议书、电话记录、会议记录等。公务的特点是在“公务”活动中产生，而又为“公务”活动服务的。

公文处理工作，环节很多，我就其中的收文登记、分文、送批流转、催办、送印发文、插卷归档等几个程序。

2、公文处理的主要任务：

公文处理的主要任务，简单地说，就是：①文件的收发，登记和分送；②公文的拟办，批办、承办和催办，⑧文件的拟稿、审稿、送签、校印和

盖印；④会议、电话的记录和整理⑤资料的收集、立卷、归档、保管和利用；⑥领导随时交办的公文处理工作。简言之，公文处理就是从文件的形成到立卷归档这一过程中所经过的一系列手续和程序。有人对这一程序编了一套顺口溜： “抄抄写写，印印打打、收收发发、糊糊塌塌、运运转转、查查找找。”可见公文处理是一项十分细致、十分具体、十分琐碎，而又十分重要的工作。

3、公文处理的基本原则： 它的基本原则是及时、准确、安全、保密。有的人叫它是公文处理的指导思想，也有人叫基本要求。

及时——就是要时刻注意文件的时间性，保证及时、迅速地处理公文，使之尽快地解决问题。在办理文件中，切实做到不拖拉、不误事、不误时。

准确——就是要时刻注意文件的精确性，保证文件质量。要以严肃、认真的态度处理好公文，按照党的方针、政策处理好、解决好每一个问题，保证不出差错。

安全——就是公文的保管、传阅、转办、交换等环节，都要小心、仔细和慎重，保证公文不丢失。

保密——就是时刻要注意保守党和国家机密，真正做到“守口如瓶”。对公文处理的每一环节，都要坚持保密制度，严格保密手续，保证不发生失、泄密事件。

二、公文处理的基本程序：

1、公文处理总的要求：

程序是现代管理学的重要内容。公文的运转管理是公文处理工作的重要环节。如公文运转管理出现无序现象，则会影响机关形象和工作效率。公文处理总的要求：

统一收文，按来文渠道分专人处理，把好收文登记关。根据行署收文多的特点，按来文渠道，可分上行文件、下行文件、平行文件和密级文件、普通文件、内部资料三类，由文电处分工专人负责处理。收文必须当天拆封，及时登记；密级件随到随登，并及时阅办；阅办完毕的文件及时进行运转终结处理。在实践中，我们认为收文后重点是要把好登记关。首先确定文件登记的范围：主送文件；涉及重大事项的抄遂文件，需要办理答复的文件；需再次运转的文件。凡有存档价值的文件，进行登记；凡要登记的文件，一律采用簿式登记，同时填写“文件处理单”，收文登记本与文件处理单上的内容必须一致，可为文件运转的全过程管理提供方便。 统一分文，按文件内容分部门、科室传递运转，重点把好分文运转关。一是把好分文关。对已登记的文件，指定一人分办。分办人必须准确地提出分办意见，并依据文件内容在公文处理单承办人意见栏中提出拟办意见。凡是急件，在“文件处理单”的右上角注明急办件，同时写明办毕的具体时间。分办后按收文登记渠道再登记所分发的承办科室或承办部门。二是把好运转传递关。按先办理后阅知、先主办后协办的顺序进行运转。属重大方针、政策性的文件，先送主要领导或主管领导同志批示，后送主办部门或主管领导，再送协办部门、阅知部门。凡属业务性的文件或某一方面的文件，先送分管领导，重要的由主办部门提出办理措施后再呈分管

领导，然后再传阅。在分办、交办、转办过程中，涉及时间性很强的文件，用电话先将初步处理意见（但密码电报严禁在电话中问答；阅文时严禁全文抄写。）、主要事项告知有关承办单位。有领导批示的原文，复印送承办单位，原件不转。在传递过程中催办是重点，主要是针对交办、转办有关部门需要答复和办理的公文，两个以上部门办理或几个领导同志合阅的重要文件，向上级请示或对外联系工作，确属急需解决的问题，以及领导同志特别批示、交代要催办的事项等。

统一汇总，按分办要求分类清理，把好办结综合关。各承办部门，在一份文件办结之后，必须将结果反馈到行署办公室有关科室，有关科室则进行分类清理，将办理情况反馈给领导。如没有达到要求的，则退回重办。

为保证公文运转的有序进行，许多单位都实行了公文办理责任制。其规定是：传真文件当天未办理完毕的，超过规定时限传送的，一律作为失误处理；领导签批有关部门阅文的，有一个部门没有在处理单上签字，都得补签。这样，增强了办理人员的传递文件责任心，一旦拿到文件就抓紧处理，以按时办结为完成任务；对需要几个部门传阅的文件，除及时通知部门领导阅文外，还送文上门，力求做到及时传递，准确无误．保证了政令畅通，提高了办文办事效率。

三、结合工作实践谈谈公文处理及注意事项

（一）、收文。收文登记是公文处理工作的第一个程序。即：将收到的文件(包括刊物)分门别类统一登记(包括清点、签收和拆封)。

收文登记一般采用簿式登记和卡片分类登记两种方式。目前较多的仍

习惯于簿式登记。比较起来，后者要优于前者，其主要长处是查找方便。 收文登记工作中，需要注意的问题是：

1、收文登记后，应阅知文件的大体内容。这样，既可提高公文工作人员的思想、政策水平。也可加深对文件的印象，避免查找时胸中无数。

2、要注意内容相关联的文件。收文中有些请示的问题，往往涉及到过去的文件，对此，应将关联文件找出，附后一起送批，使领导掌握问题的来龙去脉，准确而及时签批。

3、发现文件不符行文要求，必须及时加以纠正。如抬头、落款不全；缺少编号、日期；漏盖印章等等。对此，应向来文单位指出，必要时可将文件退回原单位。

（二）、分 文（发文）

分文是公文处理的第二个程序。即将登记后的，文件，按照文件的内容和领导同志分工的职权范围，送领导阅批。

1、分文的一般做法是：对需要办理的文件，由分管领导根据上级领导的分工和各部门的业务范围，注明“请某某同志审批”、“请某某部门办”，或“请某某部门提出意见后报某某领导阅批”等；凡文件所请示的问题涉及几个部门，就需确定一个单位牵头，注明“请某某部门会同某某部门商办后将意见报某某领导阅批”；对有些请示问题范围不清的文件，可先与有关部门联系，弄清问题的性质和范围后再办，也可提出处理意见，送上级分管领导酌定。

以上文件经有关领导核批后，即由公文工作人员进行分发。

有些文件除送领导主批外，尚需要让其他领导了解的。就要同时分发。对此，要注意不漏发和错发；同时。还应在文件上注明“已送某某领导阅批”，“已发某某领导”或“已请某某单位处理”等字样，以便使其他领导了解所发文件是怎么处理的。有些不必办理的。只需分发有关领导的文件，应注明“请某某领导阅”或“此件已发某某领导”的字样。有的文件需提请会议讨论的，应注明“此件拟提请某某会议讨论”或“此件拟提请某月某日某某会议讨论”的字样。这样，领导一看文件。便对该件的分发、办理等情况一目了然。

（三）、送批流转

文件经分管领导提出分送意见后，即可依此送批流转。

1、在送批流转时．需要注意的问题是：

（1）要按照送批流转顺序办理。在送批的文件中，有的需要送几位领导阅批的，一般应按领导同志名单的排列次序由后至前依次送批，以便有关领导先提出拟办意见，供主要领导同志决断；有些请示需要请主管领导先提出处理意见的，可在批件上注明先送某某领导阅批。对一般传阅件，可按领导同志名单排列从前至后流转，以便使主要领导同志先了解文件内容。

（2）急件先处理。对有些时间要求很急的送批件(如召开会议、接待外宾等)。应作为急件处理：有的可直送主管领导阅批，并向领导请示文件的时限要求；需要送外单位的，应在信封上面注明“急件”，限时送达。

（3）批件必须有明确的批示意见。在送批的文件中，有时会碰到这样

几种情况：A在送审的批件上，领导只划3个圈，未表示明确的意见；B领导划圈，由秘书同志注明领导的意见；C同一批件上，出现几位领导同志都批“拟同意”。如遇上述情况，一般可分别作如下处理：A退有关领导，待批出明确意见后再办；B请秘书同志注上自己的姓名和日期，以便以后备查；C几位领导同志都批“拟同意”的。可退请最后阅批的领导明确签批意见，或是先办好文，再由主管领导在拟办的文件上签批明确意见，或由主管领导批请有关领导签发付印。

（4）防止文件“飞过海”。在流转过程中，有时会出现文件跳过公文处理部门，在领导之间直接传批的情况，这给文件的管理带来了混乱。对此，公文工作人员一经发现，要及时将文件归口管理，并注意文件流向，加紧催批，以免遗失文件，贻误工作。

（5）领导批示字迹不清楚的，帮助抄清。有些批件，因有的领导习惯用铅笔拟写(这不符合档案管理规定，应改正)，字迹往往不够清晰，即示钢笔批示。有时碰上水迹等也会模糊不清，遇到这种情况，应将批示抄清，并注明“抄清件”附后，以确保档案质量。

（6）认真登记领导同志的批示。对领导同志的批示意见(包括文件的流转程序)，应在收文登记卡片上认真登记，做到离开批件也能在收文卡片上看出文件的办理情况和文件的流向。登记时如发现缺少批示日期，应及时帮助注上，以备日后的查考。

（7）严格实行签收制度。文件送批流转时，必须将文件逐一登记，严格

实行文件的签收制度，以加强文件管理，确保机密安全。

2、公文传阅的技巧

按《现代汉语词典)的解释，技巧是人们熟练做事情的一种能力。公文传阅的技巧就是公文人员熟练传阅公文的一种能力。公文传阅是指公文人员将需要领导阅知的公文集中在一起呈送给领导，让领导集中领会上级文件精神、掌握信息、交流认识、统一思想和智慧的过程。这是公文人员的一项重要工作。公文传阅的成功与否，不仅直接影响着公文传阅的质量，而且还是对公文人员业务素质的考验。判断公文传阅成功的标准是指是否让领导能够在精力最充沛集中的时间里，以最佳的思考角度，完全领悟文件的精神，进一步开拓思路，进而对本单位的工作部署安排有所借鉴、启迪、指导等等。所以公文传阅不仅仅是将文件呈送给领导阅毕，再取回的简单过程，它还需要一定的方法和技巧。如果公文人员掌握了这些方法与技巧。就能取得最佳的传阅效果。笔者在多年的文件传阅过程中总结了一点方法，写出来，与大家共勉。

（1）公文呈送要选择好时间

公文呈送，不是随便地找个时间将文件放到领导办公室就可以的，它要求公文人员必须掌握领导的工作规律、工作动态和作息时间。比如，领导正在办公室集中精力开会，你突然冒失地闯了进去，虽然你送文件不错，但领导肯定会因此而打断思路，直到你走后，领导的思路也不会马上转移到会议的中心议题上来。你看，由于你的不精心，给领导造成多么不必要的精力浪费啊!因此，给领导呈送公文一定要选择好时间。一般要选择领导不在的时间。这样，既惊动不了领导，又让你有时间做一下文件的整理

工作。

给领导呈送公文，还要进一步考虑到领导的最佳精神状态问题。领导一般习惯早晨来到办公室先看文件。因为这段时间，领导注意力最集中，精力最充沛，所以阅读文件的效果最好，思维也能达到最佳状态。这就要求我们一定要及早地送文件，如果你下午才将文件送到，这时领导忙了一天了，即使有时间看文件，也远不如早晨的阅读效果好。反之，如果领导喜欢晚上阅读文件，那就不能等到第二天早上才将文件送到。我想，这一点是不难理解的。因此这就要求我们的公文人员还要再细心一点，时时处处为领导考虑，这才是一个合格的公文。

（2）公文要按内容的重要程序摆放

给领导送文件，不是将文件简单地放到领导办公桌上就算完事了，而是还要注意一下公文的摆放顺序问题。如果随意地摆放。领导即使看了，也不会达到最佳的阅知效果。那应该怎样摆，按什么顺序摆放呢?笔者一般是按文件内容的重要程度，将最重要的文件放在最上面，依次类推(文件传阅一般不是单份的文件，往往是多份文件一起传阅。因此，这里就有一个摆放顺序的问题)。因为，根据一个人的阅读习惯和特点，往往开始阅读时精力会很集中，时间一长，注意力就会慢慢减退。知道了这一点，就会很容易地理解为什么要将最重要的文件摆放在最上面了。因为最上面的文件首先看到，那么哪些文件是最重要的呢?标准是什么?这就需要公文人员必须先阅读一下文件的内容，将那些与本单位有直接关系的文件放在最上面，而那些关系不大，甚至没有多大关系的文件放到最后。在这里，

我不主张将文件按来文单位的顺序或者文号摆放，如。将国务院的文件放在一起，省里的文件放在一起等。虽然这样摆放比较一致、统一，但因为这不是文件归档，所以没有必要那么做。这里首先应考虑的是如何让领导达到最佳的阅读效果。

还有一个问题就是，如果一些文件的内容有内在的联系。比如中央下达了如何减轻农民负担的文件，如果省里紧接着也有具体的实施意见和精神等等，应该将它们放在一起，这样领导阅读起来能够有所借鉴、对照、启发，能够达到最佳的思考角度和效果。

（3）公文要趁领导不在时取回

领导阅知完毕，公文人员应及时地将文件取回。这里也有一个技巧问题，那就是，要选择领导不在办公室的时间取。这样，也同样能避免打扰领导的办公思路。总之，一个原则，就是尽量不要无谓地去干扰领导的办公时间，除非有紧急情况。文件取回后，由于领导看完后的顺序已经打乱了，所以，还必须将文件重新按以前的顺序摆放后，再呈送给下一位领导。如果领导有批示意见，还要及时地去办理。另外还要清点一下文件的份数是否和开始登记的一致。如果发现文件有缺失，还要及时询问领导，追查下落，直到找到为止。

（4）公文传阅的其它技巧

除了上面所说的以外，还有其它的一些技巧，也需要掌握。比如，领导的传阅顺序：如果遇有一领导外出，要及时将文件传给下一位领导。待这位领导回来后再补传；如果后面的领导有批示意见，还要将文件再回传

给前面的领导阅知；如果文件的内容比较具体，应先给分管的领导传阅，其他的领导再延续阅知；如果涉及到具体部门办理的，应先给这些部门办理。再呈送给领导阅知。还有，如果这次的文件提到了以前文件的内容，还需要将以前的文件提前找出来，以备领导的查找等等。这些问题需要公文人员根据具体情况灵活地掌握，切忌一个顺序到底，机械地、教条主义地、僵化地传阅。随着现代办公自动化程度的提高，复印机、计算机、网络等等在办公室广泛地应用，文件的网络化已成发展趋势。但这里要注意一点：千万不能图省事，将需要领导阅知的文件复印多份，或者通过网络，呈送给每一位领导。这样表面看是快捷方便多了，但也从此失去了文件传阅的意义和价值。因为这样做既无法集中领导的意见，也不利于领导之间的思想沟通(这里所说的是普通的文件，密级文件除外)。

总之，文件传阅是公文人员的一项重要的工作。它涉及的面非常广泛，它不仅需要公文人员首先阅读所有的文件，而且还要花费一定的精力去研究领导。只有这样，才能把传阅工作彻底做好。而这也正是一个合格的公文所必须具备的业务素质和基本技能。

3、审核公文要把住“八关”

审核把关是提高办文质量的重要保证。近几年来，我们围绕贯彻执行《国家行政机关公文处理办法》，结合自己处理公文的实际，总结出八条具体措施，收到较好的效果。

（1）从行文的必要性上把关。即看是否有必要发文。如果属以下七种情况一般不发文：①上级已发到下级的文件；②照抄、照转上级的文件；

③已经开会作了布置的；④可由部门单独或联合行文的；⑤表态性或例行公事的；⑥过去已有明确规定，情况没有发生新变化，可以继续执行的；⑦尚属试验、探索阶段、没有定型的。

（2）从行文的可靠性上把关。在审核把关时．应注意文件内容与国家的政策和法规保持一致。为此，我们对涉及法律法规或政策性较强的文件，就请政策研究、政府法制部门把关；对涉及到全市国民经济、社会发展全局和群众普遍关心的“热点”问题请人大常委会有关工作委员会把关。总之，核稿时将文稿内容与有关的政策、法律法规相对照，避免矛盾和失误。

（3）从连续性上把关。即看所发文件内容是否前后基本一致。凡属政府下发的文件，在审核把关时都应先了解政府和所属部门过去与此相关的文件，过去文件中仍然适用的，予以保留；需要调整的，慎重处理，尽量保持政策的稳定性和连续性，避免前后矛盾而造成下级无所适从。在不可避免地出现不一致时，应作出说明和解释。

（4）从整体性上把关。即看所发文件是否顾全大局，对于部门代政府起草的文稿，凡是涉及到其他部门的问题，采取部门会签或开协调会的办法，取得一致意见后才能行文。防止政出多门，互相扯皮，避免某些部门从局部利益出发，对上级政策断章取义或截留。

（5）从可行性上把关。即看是否符合本地实际。对重要文件的起草和审核，要从实际出发，深入调查研究。在调查上，我们采取了三种办法：A派人随领导下基层调查；B派调查组专题调查；C办公室出题目请市直

部门或所属区、县调查。然后，把调查材料进行综合分析、比较鉴别，将实践经验上升到理性的高度，用文件肯定下来。

（6）从准确性上把关。即用词是否恰当。准确是公文质量的生命。因此，我们对有疑问的语词，通过查找工具书，弄准词义；对有分歧意见的词语，召集秘书人员讨论研究，用集体的智慧弄准；对似懂非懂的专业性术语，请教专家或技术部门，做到逐字、逐句地推敲，使文件表意准确，用语严密，滴水不漏。

（7）从精炼性上把关。即在布局谋篇上是否直述不曲，开宗明义，不穿靴戴帽；在内容上详主略次，凡重点问题洒墨如泼，对次要问题惜墨如金；在语言上庄重平实，避免华而不实，搞花架子。

（8）从时效性上把关。即看办文效率是否符合政府工作节奏。一个质量再好的文件，如果下发不及时，就不能起到它应有的作用。为此，在严格办文的同时，应采取以下几点措施：平件5天内办完；急件3天内办完；特急件当天办完，以利提高办文效率。将送领导阅批的文件分参阅、必阅和速阅三种，利于领导区分轻重缓急，缩短文件从审核到签发的时间。

4、领导阅签公文应注意的几个问题

（1）签批公文应用蓝黑、黑两种墨水书写。用铅笔书写的文字，不耐磨损，年深日久，字迹变得模糊不清；用圆珠笔书写的文字，遇到印油，字迹容易扩散、褪色而模糊；用彩色笔签批意见的文件，则五花八门，影响美观。以上种种，都给文件的查找、利用带来很大的麻烦。只有用蓝黑、黑墨水书写的文字，字迹耐久不褪色，有利于档案的保存。因此，领导同

志在修改、签批公文时，应克服用圆珠笔、铅笔、彩色笔信手而书的习惯，以身作则，配合文档人员搞好文件的管理工作。

（2）不可以画圈打钩代替审阅意见。领导同志应力戒随手画圈打钩的签阅方式。即使在“请×××阅示”、“请×××同志阅后发出”等文稿上，也不能这样做。一则画圈打钩谁都可以做，难以分清签阅者是谁；二则圈、钩的含义是反对还是同意，承办者感到似是而非，模棱两可，容易给一些投机者造成可乘之机。故领导同志签批公文应慎重地写上自己的姓名、意见，切勿以画圈打钩代替。

（3）签批意见应明确具体。有些要求办理和答复的文件，需要领导明确表示意见。领导同志应针对文件的内容，简明扼要地提出切实可行的原则，指定承办部门和人员，提出办结时限等要求，不可只签一个“阅”字便算完事。这样势必使办文单位因责任不清、方向不明而互相扯皮，影响文件承办的质量和效率。

（4）不直接签批未经办公部门校核的文稿。一些职能部门明知所拟的文稿质量不高，或不必行文，又怕办公部门在校核文稿时“卡壳”，便有意无意地将草拟的文稿越过办公部门直接呈送给主管领导签批。对于这一类文稿，若领导直接签批，则一会干扰自身的工作秩序，加重自身的负担，也影响了公文处理的正常程序；二是负责校核文件的办公部门面对领导已签批的文件，很难再放开手脚从行文质量上把关，容易形成“倒流”文稿或“文山”现象；三是由此会影响到业务部门之间的关系，滋生矛盾，出现互相顶牛扯皮现象。故除非特别紧急，领导同志一般不要直接签批未

经办公部门校核的文稿。

（5）应对文稿进行法律、法规和政策上把关。领导签批文件是代表一级党委或政府部门行使权利的，对文稿在政治上、政策上、指导思想上等负有主要责任。因此，必须以高度的责任感行使这一权力，对文稿从内容到文字严格把关，切忌随意浏览，一目十行，只看标题，不加斟酌便抓笔签批。

（6）修改、签批公文耍注意书写空间。公文处理的最后一个程序是装订归档，领导同志在修改、签批公文时，一定要留有余地，在修改原稿或在没有粘贴“文件批办单”的文件上直接签批意见时，一定要写在装订线右侧，不要写在装订线左侧或装订线上。对草拟好待签发的文稿也是如此，要将签发意见写在拟文稿纸左上侧“签发”栏规定的范围内，以免影响到公文归档时的装订，进而影响到后期档案的查找和利用；还有副职领导签字时如文件要正职签发的，自己签字要给正职领导留出签字位置。

（7）不越权签发公文。签发公文是领导履行自身职权的一种形式。由于各级领导在职权上有着一定的分工，因而只对自己职权范围内的有关文件才有签发权。当文件法定签发人有事外出，授权或委托自己代签时，方可代行签发公文，否则，会因情况不熟悉导致工作失误。

（8）签发公文应做到项目齐金、字迹清整。领导对公文的签发由三部分组成，即签发意见、签发姓名、签发日期。此三项缺一不可。只签姓名日期，不签意见，难以视作同意。缺名有姓或有名无姓、字迹潦草，均可能造成同姓或同名者的误认而导致责任不清；缺少签发日期，或按习惯

只写月日不写年份，影响对文件生效日期的认定。所以，领导签发公文应做到项目齐全，字迹清楚。

（9）应重视办公部门对文稿提出的拟办或修改意见。办公部门的核稿人员在公文处理规范与写作方法方面往往比领导更为熟悉，在审核文稿过程中提出的处理建议，大多是根据有关规定作过认真推敲的，也是比较合理的。特别是对那些不应制发文件的文稿所提出的拟办意见，领导同志要认真考虑其中的合理成份，积极支持核稿人员，不要唯我是尊，轻易否定核稿人员的正确建议。比如，某单位要对一个级别比自己低的单位行文求助，核稿人员建议题目用“函”比较妥当，而主管领导却以求人家办事，不用“请示”而用“函”，礼貌上觉得过意不去为由，坚持用“请示”。象这种不依公文的写作规范和处理原则办事，一味地依感情定文种，拒听办公部门正确建议的领导作风是不可取的。

（四）催 办

1、谁主办谁催办。对转请外单位会办(包括送请本机关内部处室办理的文件)或送请领导阅批的文件，都要确定专人负责检查、催办。

在催办工作中，为了随时掌握文件办理的进度，可制一张催办答复一览表，注意做好每天收文的统计，工作和办理文件的注销工作。同时，还可利用“收文办理进度分析表”，对每月收文的办理进度作出分析，找出××天内未办理的文件，给来文单位作出答复。

2、在催办工作的实践中，有两个问题必须注意：

（1）必须分别轻重缓急进行催办。一般应将文件内容重要、出级高、

时间要求急和领导交办的文件作为催办的重点。如果不分主次，件件都催，势必会花费很多的时间和精力，影响工作效率。

（2）必须认真做好催办记录。每次催办的情况，包括承办单位汇报办理文件的情况、联系人姓名、电话等，都要及时作好记录，如有重要情况，应及时汇报；对办理的文件应及时注销，使催办工作有条不紊地进行。

（五）送印发文

上面所说的是指其他单位来文的办理，下面讲的是本单位文件的印制。

凡需要印发的文件，在文件定稿后，统一交固定的公文处理人员办理，以避免多人经办而出现差错。公文处理人员收到文稿后，应根据文件制发的规定，认真登记、编号、计算印发份数、填写文件分发单。

1、在送印发文中，应注意的问题是：

（1）检查文件是否符合公文要求。根据文件制发的规定，详细检查签发手续、发往单位、文件标题、发文日期、密级等是否符合公文要求。如发现文稿不合公文要求或有差错时，应即向承办人员(或承办单位)和有关领导指出(但不得随意改动)。

（2）保管好有关材料。对发文稿上所附的不需印发的有关材料，应另外存放(以免遗失)，待文件印出后再附后一并存档。

（3）急件随到随送印。凡时间要求急的文件，都要作为急件处理，收到后随即送印(其他文件应根据缓急程度，分别先后进行安排)。

（4）需要发出的文件，必须及时发出，不得积压。发出的文件，应

严格履行签收手续。打印的文件应加盖公章后发出；绝密文件，应加盖绝密章和贴密封条；送领导同志的亲收件，应写明“亲收”的字样；急件，应加盖“急件”章，限时送达。

（六）插卷归档

公文插卷即是将已经办理完毕并有保存价值的文件，根据其内容按照插卷类目，分别插入卷类，它是公文立卷归档的基础。

凡需插卷的文件，都应由公文处理部门或有关人员收集齐全。保持完整。如请示与批复、底稿与印件、来文与复文、来电与复电以及召开一次会议所形成的文件等。都不能分开．并按规定顺序。即：一、整本。二、签发稿。三、领导批件，四、来文原稿(包括附件)附在一起装订。

为了做好平时的插卷工作，应注意根据机关公文工作的特点，认真编好案卷类别。领导机关公文工作的特点是：文件数量多、种类多、牵涉的单位多、涉及的面广。查找文件又具有时间急(立等找出来利用，外单位来电等侯答复)、要求全(一桩事情、一个案子的全过程和多次的依据)、内容简(领导查找文件只讲要什么内容的文件)。

掌握上述特点后，参照多年案卷类目的执行情况，估计当年可能产生哪些内容，和档案管理人员合作，认真制订好案卷类目。案卷类目可按业务系统分类，如分为工业、农业、财贸、科技、组织、宣传、统战、外事等类目，每类下面又分若干的条款。当这个文件办完后，即按文件内容及时插入案卷类目。