第一章 会议管理

第一节 会前筹备

一、会议筹备方案的拟定

（一）相关知识

1、会议筹备方案的内容

（1）确定会议的主题与议题

三要素：要有切实的依据；必须要结合本单位的实际；要有明确的目的

（2）确定会议的名称（固定的与不固定的（根据会议的主题来确定））

（3）确定会议的议程

（4）确定会议的时间和地点

（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要

（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制和复制工作

（7）确定会议与与会代表的组成

（8）确定会议经费预算

（9）确定会议住宿和餐饮安排

（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。

2、会议筹备方案的作用

（1）确保会议的周密组织

（2）确保会议服务质量和沟通协调到位

（3）确保领导的意图得以贯彻执行

3、电话会议及视频会议的知识

（1）电话会议

特点：①方便灵活，准备时间短，回复迅速，花费少（在电子通信会议中）； ②缺少身体语言，难以互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息；

③可以搭配其他通信方式如fax\email增进信息的传输与交流；

④适用于分公司不远、规模不大的企业。

要求：①准时发出开会信息

②认真分发会议书面材料

③合理安排会场信息传输设备

④按时接通电话

⑤互相通报出席情况

⑥做好会议记录

（2）视频会议

特点：①实现声音和图像同时传送

②打破了空间的限制

③节省时间、费用

④交流效果好

⑤视频会议局限（初始的准备时间较长、投入成本高）

要求：①发出开会信息

②分发文件信息资料

③布置会场

④设置与检查会场信息传输设备

⑤做好会议信息准备

⑥采用先集中后分散的形式

⑦汇总情况信息

4、远程视频会议筹备方案的特点

（1）节省时间和金钱，交流更加直接与简短

（2）预先了解业务——提前预约——提出要求

（3）会议程序、议程、材料提前寄给与会人员

（4）有专人负责设备的正确摆放和正常运行

5、会务机构分工的要求

（1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍

（2）会务机构要分工明确、责任到人（每一个环节都要有专人负责）

（3）加强协调，定期沟通

（二）示例分析

（三）工作程序

（1）组建会议筹备委员会

（2）划分筹备机构各小组，指派方案编写负责人

（3）形成筹备方案（与领导沟通，确定内容）

（4）上交领导审核方案，再行具体安排和部署

（四）注意事项

1、电话会议语言使用注意事项

内容集中；做好时间估算；内容简明易懂；不使用方言

2、安排座位的注意事项

（1）中、大型会议事先划分好区域，贴上标识牌、指示牌、座位名签

（2）表彰、总结性会议，应将受表彰代表安排在前几排，并贴座位名签

（3）报告会、表彰会、联席会，采取报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间的方法

（4）注意分清上下座（离入口远主席近的为上座，反之为下座）

（5）中小型会议与会人员较少，方案作用不明显

（6）中小型会议在经费及布置方面要从略或精简

（7）中小型会议方案拟定出后要交上司审核、再行部署

3、会前准备工作的基本要求（充分——周密——安全）

（五）相关链接

1、会议筹备方案与会议策划方案的区别和联系

会议策划方案（筹备方案&预算方案）

（1）预算策划方案数字化的过程，策划为预算提供方向，预算为策划提供资金保证

（2）筹备方案在策划的基础上侧重于会议的准备工作的组织和实施

（3）一般是先进行策划和制定预算，再设计具体的筹备方案

2、会议座位的安排 P11

（1）较大型会场座次安排 (大小方行2、半圆形)

（2）中小型会议座次安排（方拱形U形、半圆形2、椭圆形、圆形、回字形、T字形、马蹄形、长方形）

3、主席台座次的安排

（1）依职务的高低和选举的结果安排座次（最高居中，然后按照先左后右、由前至后依次排列）

（2）主持人可安排前排边座或按职务顺序就座

（3）姓名台签放置每个座位左侧

二、检查会务筹备情况

（一）相关知识

1、会议筹备情况检查的主要内容

（1）会议准备是否充分

（2）会议期间能否排除各种干扰

（3）环境条件与物品准备

（4）文件材料的准备情况

（5）会场布置情况的检查

（6）会议保卫工作的检查（设备、消防、防窃听、防盗、人员的身份）

（7）检查的其他内容（特殊类型的会议）

2、会务筹备情况检查结果的形式（书面形式、口头形式、协调会形式）

3、会务筹备情况检查的方法

（1）听取会议筹备人员的汇报

①听取汇报的领导要加强前期调查，深入一线，发现并及时解决问题

②筹备人员对材料的准备要侧重困难和问题，注重实效

③选择汇报的时间要正当其时，不能太早或太晚

④对发现的薄弱环节及时的调整和加强，注意汇报后的催办和落实

（2）会前现场检查

①确保所有事项都条理清晰

②注意气味

③设立入场登记台

④佩戴徽章、名牌

⑤准备接待休息室

⑥安排接待服务人员

（二）示例分析

（三）工作程序

1、开会检查的程序

汇报会形式：（1）筹备机构自我检查，结果上报领导小组

（2）领导小组协调后，确定时间地点并发通知

（3）召开筹备检查协调会现场解决问题

（4）汇报后以电话、现场指导等方式对问题催办落实

2、现场检查的程序

（1）制定检查路线和重点，通知筹备部门

（2）将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总

（3）按照既定的路线项目逐一现场核对，做好记录

（4）对未达到要求的项目整理出整改意见，并及时递送纠正

（四）注意事项

1、会务筹备情况检查的汇报材料

（1）材料事先要认真核实，根据方案的预先设计进行比较和检查

（2）汇报材料要突出问题，提出对策，注重实效

（3）汇报材料要有量化检查的数据，不能过于笼统

2、对检查所发现问题的纠正

（1）对问题的性质和范围进行分析，确定影响程度

（2）找出问题产生的原因，寻找解决问题的方法

（3）在人、财、物等方面纠正偏差做好相应准备

（4）责任到人，抓紧落实，及时通报纠偏结果

三、审核会议文件

（一）相关知识

1、会议文件的类型

（1）有关会议立项方面的文件（请示、批复）

（2）有关会议筹备工作的文件（预案、策划书、会议通知）

（3）有关会议内容的文件

（4）有关会议宣传报道的文件

（5）有关会议管理与服务方面的文件（名单、票证、报告、簿册、总结等）

（6）不同载体的信息材料

（7）各种形势的文件材料（定稿、正式文件）

①会议的指导文书

②会议的主题文书

③会议程序文书

④会议参考文书

⑤会议管理文书

⑥会议成果文书

⑦会议宣传、传达文书

2、会议文件审核的内容

（1）审核会议文件的准确性和完整性

（2）审核会议文件的具体内容

①文件与主题的关系

②文件是否与国家方针、政策、法规相冲突

③内容是否经过调查研究，是否与实际相符

④是否与相关部门进行了会商，并广泛征求了意见

⑤会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确

（3）会议文件审核的方法

①对校法：适用于定稿上改动较多的文件。

②折校法：适用于整洁、改动不多的文稿。

③读校法：适用于定稿内容浅显易懂、生僻字、专用术语名词较少的定稿。

（二）示例分析

（三）工作程序

自审（起草文件的秘书）——初审（主管秘书）——会审（涉及部门较多的情况下）——终审（主要领导）

四、与领导沟通会议的有关事宜

（一）相关知识

1、意义（1）通过联系和流程配合，使筹备工作提高效率

（2）及时与领导沟通会议的有关事宜

（3）领导有知情权

（4）使筹备组成员了解自己工作的意义发挥其作用

2、原则：时间性原则、及时性原则、会面性原则

3、方法：（1）定期向领导提交书面报告

（2）由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况

（3）领导亲自参加有关会议

（4）其他途径

4、时机：会议筹备阶段、会中阶段、会后阶段

（二）示例分析

（三）工作程序

（1）明确会议的目标

①明确会议领导与各小组饿任务

②明确会议所涉及到的范围

③会议工作所要求的质量标准

④会议工作中所要达到的阶段性目标

⑤注意留出意外情况和弥补欠缺的时间

（2）明确沟通会议有关事宜的方法或途径

（3）确定沟通的时间、地点、参加人员及记录人

（4）检查各类所需文件、音像等资料

（5）汇报进展，讲明困难

（6）听取领导指示，双向讨论，完成记录

（7）将记录通过某种方式送给领导

（四）注意事项

（1）对领导的指示和双方讨论的结果要尽快进行部署和落实

（2）坚持与主管领导保持定期沟通，并及时反馈

（3）在前中后不同时期都要突出重点

（五）相关链接

1、分配会议组织与服务工作中应考虑的因素

（1）成员工作经验的多少

（2）承担的工作总量

（3）统筹分配任务

（4）考虑成员的特长爱好

（5）共同讨论分配

（6）实施中要有灵活性

2、会前协调（实质是 统一组织，调整关系，解决矛盾，协调行动）

五、拟定会议的应急方案

（一）相关知识

1、应急方案的内容

（1）会议过程中会出现的问题（人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为）

（2）出现问题时负责解决的工作人员

2、作用（1）可以使策划和筹备造作准备

（2）有效缓解危机，提高管理效率

（3）使工作人员步调统一

3、方法（根据问题的不同方法也不同）P26

（二）示例分析

（三）工作程序

预测不可预知的情况——提前准备应对各种问题的备选方案——讨论会议紧急情况——确定会议应急方案（头脑风暴）

（四）注意事项

1、住宿安排要妥善

2、餐饮服务要周到

3、医疗卫生工作要有备无患

4、交通保障应落实到位

5、会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速

6、在娱乐生活上需丰富多彩

7、会议值班制度健全，人员要坚守岗位

（五）相关链接

1、会议应急方案特点：(有的放失，预防为主，留有余地）

2、会议应急方案原则：（1）思想上充分认识

（2）在人财物方面要措施到位

（3）在实施过程中要坚持定期检查

第二节 会中服务

一、提示会议按计划进行

（一）相关知识

1、推进会议进程应遵循的原则

（1）认真倾听，最少限度地打断对话。

（2）树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极地影响。

（3）消除交流障碍。

（4）强调问题。

（5）使用精湛的人际交流技巧，接受他人积极有益的批评和建议。

2、提示会议按计划进行的意义

根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。

（二）示例分析

（三）工作程序

1、提示会议按计划进行的程序为：

（1）了解议题和议程。

（1）准时宣布开会。

（1）有效引导议题。

2、提示会议按计划进行应注意的方式方法：

（1）在会议开始前，明确地向与会人员宣布会议开始和结束的时间，并保证做到准时开会和散会。

（2）会议议题开始前，规定讨论与不讨论的界限，给每位与会人员以平等的发言机会和权利。

（3）在全部议题结束后，要及时对会议进行简单总结并宣布会议结束。

（四）注意事项

在会议进行过程中，为了保证会议能够按计划进行，与会人员应注意：

（1）讨论中要专心投入，和他人保持和谐的交流气氛。

（2）不随便打断他人的发言，不随便插言，不侵犯其他与会人员的权利。

（3）不随便进进出出，影响他人的发言。

（4）自己的讨论被证明证据不足时，应当显示自己的风度，放弃己见。

二、监督会议经费的使用

（一）相关知识

1、会议经费的类型

（1）与会人员交费。

（2）参展商交费。

（3）联合主办者交费。

（4）广告、赞助和捐助。

（5）公司分配。

（6）其他收入项目。

2、会议经费使用的主要方面：

（1）文件资料费

（2）邮电通讯费用

（3）会议设备和用品费

（4）会议场所租用费

（5）会议办公费

（6）会议宣传交际费

（7）会议住宿补贴费

（8）会议伙食补贴

（9）会议交通费

（10）其他开支

3、会议经费使用的监督方法

（1）报告和会议。

（2）授权与自我控制。

（3）质量。

（4）损益平衡表。

（5）比率分析。

（6）审核时要逐项细审。

（二）示例分析

会议筹备前需要对会议经费进行精确预算，并反映在会议筹备方案中。

上报领导审批后应监督经费的使用。要本着节俭的原则进行预算。

（三）工作程序

会议经费使用的程序为：

1、申请经费。

2、主管领导审批。

3、财务部审批。

4、财务人员提取现金或填写支票。

5、经费支出。

6、审核会议经费支出。

（四）注意事项

1、会议经费使用中的各种票据管理。

2、会议经费预算的制定是控制会议成本、提高会议效率、节省时间和资金的重要手段。

3、一些费用的名称要具体规范。

4、购买会议用品要充分考虑各种用品，耗材的价格比，力求价廉物美。

5、遵守公司领用现金、消费价格和用品报销的各种财务制度和规定。

6、有些会议用品或纪念品要在预算后附录详细的物品报价表。

（五）相关链接

三、处理会中突发事件

（一）相关知识

1、会中突发事件的类型

（1）人员问题。

（2）健康与安全问题。

（3）行为问题。

2、会议应急方案实施的原则

3、处理会中突发事件的方法

（1）处理人员问题

（2）处理健康与安全问题

（3）处理行为问题

（二）示例分析

（三）工作程序

处理会中突发事件程序为：

1、向领导报告。

2、启动会议应急方案。

3、实施应急方案。

4、必要时向公共应急机构请求支援。

5、善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通）

（四）注意事项

1、处理会议突发事件的责任分工。

2、突发事件与规章制度。

第三节 会后落实

一、会议总结工作的内容和要求

（一）相关知识

1、会议总结的目的

（1）检查会议目标的实现情况。

（2）检查各个小组的分工和执行情况。

（3）将员工自我总结和集体总结相结合。

（4）奖惩相关人员。

2、会议总结的内容

（1）会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题、参加会议的上级领导人、会议的主持者。

（2）领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求。

（3）会议的决议情况及今后的工作任务布置等。

3、会议总结的方法与要求

（1）方法：座谈会、表彰会、书面总结。

（2）要求：要以科学的绩效考评标准为指导。

绩效考评标准是指对会议工作人员绩效的数量和质量进行监测的准则，它应具有完整性、协调性和比例性。

（二）示例分析

（三）工作程序

会议总结工作程序为：

1、对会议征询意见，拟就工作总结稿。

2、向领导报告会议结论。

3、总结定稿。

4、印发。

5、归档。

6、组织全体工作人员进行总结。

（四）注意事项

1、撰写会议总结要及时、全面、科学。

2、撰写新闻稿件应注意：

（1）要及时，强调报道的时效性。

（2）要准确地反映会议精神，有利于推动会议精神的贯彻落实。

（3）无论由谁撰写，发布前都应送领导人员审核，以免出现偏差或错误。

（五）相关链接

发布会议新闻报道的方法如下：

（1）邀请新闻记者到会，由新闻记者直接报道会议新闻。

（2）召开记者招待会，发布会议新闻。

（3）会议秘书部门自己撰写新闻稿件，提供给新闻记者丰富而具体的各种资料、数据，准确反映会议精神。

二、会议评估工作的内容和要求

（一）相关知识

1、会议评估工作的内容

会议效率=会议效果/会议成本。

会议的效率直接取决于会议管理水平。

（1）构成有效会议的要素：

①清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的形式。

②顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期安排、精心挑选的参会人员。

③参会人员得当的表现、领导人员良好的控制能力、合理的内容安排等。

（2）影响会议效率的主要因素：

①会议的必要性。

②会议前期准备工作的质量。

③会议责任分工。

（3）影响会议成效的原因：

①会议多、长、大、高。

②会议支出超标，浪费惊人。

③会议准备不充分，会议质量不高。

④会议工作中所要达到的阶段性目标

⑤会议组织不周密、程序安排不当、理解不透、会议记录有误。

2、会议评估的标准：

（1）目标。

（2）会议时间评估。

（3）与会人员参与会议的状态与收获。

（4）会议服务评估。

（5）会议实际费用支出，会议成本评估。

（6）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的事项。

4、会议效果评估表格的设计方法

（1）对会议管理工作的总体评估。

（2）对主持人的评估。

（3）对会议工作人员的评估。

主要侧重于工作人员的行为表现、工作态度、业务水平和工作效果的评估。

（4）设计会议评估表格需考虑的要素

①表格的长度。

②填写的难以程度。

③所问的问题。

④问卷的方式。

⑤分析数据方式。

（5）会议效果评估的表格数据分析

①数据类型。分为数量数据、质量数据。

②应以相应的格式整理表显示各种数据。

③对数据的分析要点。

（二）示例分析

（三）工作程序

会议效果评估的基本程序：

1、分析影响会议效果的主要因素。

2、设计会议效果评估表。

3、汇总评估结果。

（四）注意事项

会议结束后，应注意避免以下情况：

1、欠缺会议记录。

2、对决议落实不力。

3、不对会议的成败得失进行总结。

4、不解散已完成任务的委员会或工作小组。

5、与会人员对会议感到不满。

（五）相关链接

一个高效的会议，往往取决于多种因素和条件：

1、 会议要开的短。

2、 安排较多的活动，使会议或最大限度的价值。

3、 特别注意选择地点。

4、 对与会人员名单要精益求精。

5、 如果请公关公司筹办会议，应多看多问。

6、 如果对于某会议承办公司的工作感到满意，可考虑与它长期合作。

7、讨价还价。