XX公司会议管理制度

第一章  总则

第一条  目的

为进一步规范公司会议管理，做好上情下达和下情上报工作，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，以便有效地提升公司运营水平，特制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于XX公司会议管理。

第三条 职责

1、     总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。

2、     会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违          反本制度的行为提出处罚。

第二章  会议分类

第三章  会议管理

第一条  会议提拟与审批

1、公司月度例会无需提拟与审批。

2、公司临时行政会议、公司年度例会由集团总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、集团总经理批准。

3、部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。

第二条 会议计划与统筹

1、      凡经办已列入计划的会议，如需改期，或遇到特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提请2天完成会议提拟和包皮手续，并报请总经办调整会议计划。未经总经办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。

2、      会议安排的原则：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。

3、      各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

第三条 会议准备

1、会前筹备

（1）会议筹备方案的拟定。

（2）检查会务的筹备情况。

A 会议准备是否充分

B 会议期间能否排除各种干扰

C 环境条件与用品准备（如：文具、茶水、毛巾等）

D 文件材料的准备情况

E 会场布置情况的检查

F 会议保卫工作的检查

（3）审核会议文件。

A 审核会议文件的准确性和完整性

B 审核会议文件的具体内容

（4）拟定会议的应急方案。内容应包括：人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题。

2、会中服务

（1）提示会议按计划进行。

（2）监督会议经费的使用。

（3）处理会中突发事件。

3、会后落实

（1）会议工作总结。

（2）会议评估。

    4、会议通知遵照以下规定：

   （1）已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由主办中心按计划表直接通知与会人。

   （2）属于下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：

     a未列入月度计划而临时提拟的会议

     b 虽然已列入月度计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等做特别说明

     c 其它提拟人认为用哪个另行通知的

   （3）会议通知一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。

（4）会议通知形式一般为电话通知。但需要对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。

第四条  会议其它准备工作规定

1、会议提拟部门应提前做好会议资料（如：会议议程议题、题案、回、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作。

2、会议服务提供部门应提前做好会务准备工作（如：落实会场、布置会场、备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品。）

第五条  会议组织

   1、会议组织遵守“谁提拟，谁组织”的原则。

2、会议主持人须遵守以下规定：

a 主持人应早15分钟到达会会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

b 主持人应在会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

C 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止于议题无关的发言，以确保议程顺利推进及保证会议效率。

d 属于讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明的意见；对未议决事项应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

    e 主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人、达成标准和时间等

进行安排向与会人明确。

3、与会人应遵守以下规定：

a 应准时到会，并在《会议签到表》上签到。

b 会议发言应言简意赅，紧扣议题。

C 遵循会议主持人对议程刻制的要求。

d 属工作部署性质的会议，原则上部在会上进行讨论性发言。

e 遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动，原则上部允许接听电话，如需接听，请离开会场。

f 做好本人的会议记录。

第六条  会议记录

    1、公司各类会议均应以专用记录表进行会议记录。

2、公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：

a 各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的内部文员，名单报总经办备案），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。

b 会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

3、会议记录员应遵守以下规定：

a 专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。

b 会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。

C 对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。

d 会议原始记录应以会议当日，会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。

e 做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。

4 、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

5、会议记录重点

a 会议中心议题及围绕中心议题展开的有关活动。

b 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。

C 权威人士或代表人物的言论。

d 会议开始时的定调性言论和结束前总结性言论。

e 会议已议决的或议而未决的事项。

f 会议产生较大影响的其他言论或活动。

第七条 会议跟进

    1、会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。

2、会议跟进的依据 以会议原始记录及会议纪要为准。

第八条  奖惩

    1、迟到。所有参加会议人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。

2、早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束5分钟前离开会场的，计为早退。

3、缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。

4、无正当理由迟到、早退、缺席的给予警告处分。

5、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处分由传达人承担。

第四章  附则

第一条  行政人事部对本制度拥有解释权。

第二条    本制度自公布之日起实行。

第五章  附件

1、会议纪要格式

2、开会通知表

3、会议室使用申请表

4、会议记录表

5、会议程序表

 会议记录格式：

XX公司会议记录 时间： 年  月  日  时

地点：

出席人：

缺席人：

主持人：

记录人：

主持人发言：

与会者发言：

散会

主持人 ：xxx（签名）

记录人 ：xxx（签名）

本会议记录共x页

开会通知表

会议室使用申请表

      年  月   日

会议记录表

会议程序表

 

第二篇：公司会议纪律管理制度

公司会议纪律管理制度

第一条 目的

为严明会议纪律，维持会场秩序，保证会议的质量和效果，提高会议严肃性及纪律性。

第二条 适用范围

适用于公司各种例会及专题会议。

第三条 归口部门

行政管理部负责监督该制度的执行。

第四条 会议纪律

1、参会人员提前10分钟入场，不得无故迟到、早退；迟到早退者按考勤迟到或早退一次计算。

2、参会人员因故不能出席，需提前1个小时向会议组织部门请假，否则按迟到或缺席处理。

3、员工大会因故不能出席，需提前半个工作日在行政文秘处备案，否则按迟到或缺席处理。

4、进入会场前，参会人员应整理自己的仪表，做到衣冠整齐、精神饱满；会议期间要求集中精神、认真听取发言，不得交头接耳。

5、会议进行期间应把手机关机或设置静音状态，不接打电话，不玩手机或上网；如必须接听电话，到会议室外接听。

6、会议期间严禁吸烟。

7、开会时参会人员应坐姿端正，不随意走动，不允许打瞌睡，做与会议无关的事情。

8、参会人员不得泄露会议机密，并妥善保管会议材料。

9、未经主管领导同意，不得安排他人代会。

10、违反会议纪律者，公司根据情节的轻重做出处罚（见附表）。

第五条 实施日期

本制度自单位负责人审核后签字发布之日起施行。

附表：