商务接待管理制度
(草 案)
编制:公关部
审核:
批准:
深圳冠欣矿业集团有限公司
二○##年十一月五日
一、总则
1、为了规范公司商务接待活动,在保证商务接待效果的前提下,加强商务接待费用控制,特制订本方案。
2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一,参加接待的工作人员要遵守纪律,有礼有节、热情大方,树立公司的良好形象。
3、本制度规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核,适用于公司的全部商务接待活动的管理。
二、管理职能
公关部是公司接待工作的管理部门,公司商务接待以及宴请用餐等均由公关部统一安排。
三、商务接待工作原则
1、对等接待、各负其责、相互配合的原则。商务接待工作涉及面广,必须坚持重点、兼顾一般,按照对等接待、各负其责、相互配合的原则,上下一致,齐心协力,共同做好接待工作;
2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范服务,提高办事效率、热情周到,视客情适度接待,提倡节俭,反对浪费,注重思想情感交流,不推诿扯皮,不应付拖拉;
3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待标准,对各项商务接待费用实行预算管理,由公关部负责人根据核定的预算严格控制使用,商务接待费用原则上不得超过限额,如需追加预算,由管理中心另行审批。
四、接待职责分工
1、接待工作是公司窗口式工作,对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标,具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视并且规范行为;
2、接待内容包括:迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下:
①公关部:提供一般接待良好环境的保障及备品准备,负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍。
②前台秘书或总裁秘书:负责来客引入及会议室的环境保持。
③公关部专员:提供信息沟通保障及调度控制和来客记录,安排来宾行程、食宿等。
④公关部:负责接待洽谈并陪同始终。
3、公关部经理对接待工作负有全面责任。
五、商务接待标准
公司商务接待标准,根据来访者的人员级别及访问目的不同,适用不同标准。主要划分为4个级别:普通接待、中级接待、高级接待、特殊接待。
1、普通接待
2、中级接待
3、高级接待
4、特殊接待
六、商务接待流程
1、商务接待的申请与审批
①各部门实施商务接待前,应填写《商务接待申请表》,经部门主管审核,主管副总裁审批后,报公关部专员申请安排接待;
②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议;
③公司高层领导的商务接待活动,由其助理、秘书填写《商务接待申请》,并作为接待负责人;
④公关部专员接到《商务接待申请表》后,应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后,填写《接待行程安排表》,反馈至接待申请部门确认;
⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》,按接待标准进行审批,审批层级如下:
⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待,《接待行程安排表》应按照相应接待标准进行审批;
⑦公关部专员将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部,作为预支、报销接待费用的预算凭证。
2、商务接待的实施
①公关部专员依据获批的《接待行程安排表》,落实各项接待安排的责任人及物品置办;
②公关部专员将《接待行程安排表》副本发至申请部门接待负责人,以及接待活动相关领导,以便合理安排时间;
③公关部专员依据接待行程安排,协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排;
④公关部专员依据接待行程安排,制作《来宾接待手册》,交由接待负责人,送至来宾;
⑤接待负责人或公司,应根据接待行程安排,前往车站、机场接送来宾,并陪同来宾办理入住、结算手续;
⑥如接待负责人无法陪同,可由公关部专员或司机代为行使接待负责人职责;
⑦接待负责人应严格执行接待行程安排,保证各项接待活动的有序衔接;
⑧公司领导与来宾合影后,由公关部专员将照片制成相框,交由接待负责人送达来宾,留作纪念;
⑨来宾送行后,接待负责人应适时致电来宾,在致以问候的同时了解来宾对公司各方面的意见,以及对公司接待安排的满意度,并及时填写《商务接待总结报告》,以便公司进行改进。
3、商务接待行程的变更
①商务接待过程,如来宾要求对行程安排进行调整,现场陪同人员(接待负责人、司机及其他陪同人员)应及时将调整意见通知公关部专员;
②公关部专员收到行程调整意见后,应立即对《接待行程安排表》进行调整;
③如行程调整仅限时间安排调整,公关部专员应将调整后的《接待行程安排表》报公关部经理审批后执行,并将《接待行程安排表》副本发至相关人员;
④如行程调整导致预算增加,公关部专员应将调整后的《接待行程安排表》按审批流程重新进行审批后方可执行,并替换原《接待行程安排表》正、副本;
⑤公关部专员应根据调整后的行程安排,重新制作《来宾接待手册》,并送至来宾。
七、费用报销
1、商务接待结束后,参与接待人员应在5天内将相关票据全部交至公关部专员,统一办理报销手续,无故超过30天未提供票据的,不再予以报销,由财务部从责任人的工资中扣回预支费用;
2、实际发生费用在已获批预算额度内的,由公关部专员持发票至财务部报销;
3、实际发生费用超出获批预算额度的,由责任人填写《费用超额审批表》说明超额原因,按照商务接待审批权限进行审批,获批后方可报销;
八、商务接待过程要求
1、接待人员须严格遵守公司相关规定,不准有任何越格行为发生;
2、公关部专员于接待进行时,须密切注视接待动态,做好控制指挥工作,保证规范进行。
3、接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜,须婉言解释。
4、接待环境标准
①物品摆放整齐,且表面无灰尘;
②地面干净无脏物,空气流通清新;
③室温适度,灯光合适,电视调好;
④备品齐全。
5、公司参观规定
①安排来宾参观公司,须报公关部经理批准;
②参观介绍以公关部专员为主,接待部门配合;
③参观过程中,原则上介绍者在来宾前,接待负责人在来宾后;
④参观所到之处,作业人员须集中精力做事,不得东张西望,更不许与参观人员交谈,如有必要可礼貌示意。
6、接待礼仪要求
①参与商务接待人员应着正装,举止礼貌;
②接待人员到车站、机场迎接来宾,应提前10-20分钟到达,恭候来宾到达,对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌,注明单位名称和来宾称谓;
③接到来宾后,接待人员应主动向来宾致以问候,并主动帮助来宾提取行李;
④到达住宿地点后,接待人员应主动协助来宾办理入住手续,并提行李送至房间;
⑤接待人员到车站、机场送行,应根据航班、列车时刻合理提前到达,主动帮助来宾拿取、托运行李,办理相关手续;
九、附则
1、本制度为公司商务接待的规范性文件,各部门应严格参照执行;
2、各子公司应参照本制度开展商务接待活动;
3、本制度由公关部依据实际情况变化,不定期进行修订;
4、本制度由公关部附则最终解释;
5、本制度于 年 月 日起执行。
十、备注
除有特殊说明外,本制度适用范围为集团各部门,子公司可参照执行。子公司与集团公司发生业务关系时,以尊重集团公司制度为执行原则。
附件:
商务接待申请表
申请部门: 负责人:
1、客人信息:
2、接待时间: 年 月 日 至 年 月 日 共 日
3、接待事由:
4、洽谈参加人员:
5、陪同人员:
6、招待项目:
□交通 □住宿 □宴请 □娱乐 □游览 □其它:
7、其它要求:
接待行程安排表
接待部门: 接待负责人: 制表人:
配合内容清单:
招待费用预算:
□交通: □住宿: □宴请: □娱乐等:
合计:
商务招待费用超额审批表
申请部门: 负责人:
1、招待对象:
2、招待时间: 年 月 日至 年 月 日
3、招待事由:
4、获批招待费用预算:
□交通: □住宿: □宴请: □娱乐等:
合计:
5、实际招待费用情况:
□交通: □住宿: □宴请: □娱乐等:
合计: 超额:
超额原因说明:
来访接待总结报告
接待项目:
一、来访目的:
□选型 □参观 □签合同 □合作 □顺访 □游玩 □其它( )
二、接待总结:
1、接待情况:
2、效果总结:
3、后续工作:
4、费用总结:
注:超标是指超出预算、超项目、超时间
接待负责人(签字): 年 月 日
部门负责人(签字): 年 月 日
来宾接待手册内容
来宾接待手册中包含以下几项基本内容:问候语、住宿安排、通讯安排、日程安排、联络人、天气情况、公司(单位)简介、公司(单位)领导简介。具体形式应由专业美术人员进行设计。
住宿安排
通讯安排
您房间的电话拨“0”后可以直接拨打市内电话。房间与房间之间拨打时直接拨打房号即可。
日程安排
联络人
天气情况
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