陕西众森电能科技有限公司

电子邮件管理办法

一、目的

为进一步规范公司电子邮件发送程序，规范邮件格式及电子邮件管理，提高办公效率，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于陕西众森电能科技有限公司所有办公邮箱。

三、内容

1、电子邮箱由各使用人负责管理，在使用邮箱之前各使用人要在行政人事部备案后方可使用，密码注意保密，离职时交回公司。

2、电子邮件收文的原则是先收后发、先急后缓、先重要后一般、先上级后下级；发文的原则和要求是准确、及时、安全、保密。发文后要将电子文档在已发送邮件中保存。

3、为表示对收件人的尊重和保证文件的保密性，每封电子邮件规定只允许出现一位收件人，如需多方发送需提交行政人事部，由行政人事部统一安排发送。

4、电子邮件收到后立即阅读，电子邮件要根据内容按有关格式打印，及时送领导批示，并交有关部门或人员办理。

5、使用人应建立电子邮件收文和发文分类保存。

7、电子邮件在接收和发送的过程中无关人员不准复制。

8、严格执行保密纪律。电子邮件的内容严禁外传、严禁将电子邮箱的密码告诉无关人员，密码定期更换。否则由此造成的后果将追究其责任。

9、加强防范计算机病毒的意识。不得运行电子游戏及各种不安全软件，外来文件要进行病毒的检测，带病毒的数据不得运行发送，防止破坏程序。

10、使用人应严格执行操作规程，定期整理文件备份，定期清洁计算机。如出现技术故障，及时与行政人事部联系，必要时请专业人员维修。

附表：《邮件撰写格式》

附表1：邮件撰写格式

 

第二篇：公司电子邮件使用管理制度

日期：

编号：

自 ：

至 ：

抄送：

主题：电子邮件使用管理制度

生效日期：20xx年11月27日

生效范围：XXX分公司全体员工

正文：

1 目的

随着公司信息化建设的发展及互联网络的普及，电子邮件已逐步成为广大员工在工作中进行信息交流和业务往来的主要工具。为加强企业形象宣传，规范公司电子邮件的使用管理，确保公司邮件传输的可靠性、安全性和应用水平，提高公司整个网络的运行效率，以维持邮件服务器的正常运转，特制定本管理制度。

2 范围

本制度适用于XX分公司内所有使用公司邮件系统的员工。

3 内容

3.1 使用管理

3.1.1 公司员工以电子邮件对外联系业务时必须使用公司提供的、以公司域名为后缀(如：

x@.com.cn)的邮件服务，公司对员工邮箱进行统一规划和管理。职员名片及公司其它对外

宣传资料上都统一标注以公司域名为后缀的邮件地址，不得标注其它的邮箱。

3.1.2 公司员工应根据工作需要，依照公司IT部的电子邮箱申请流程，申请开通电子邮件服务。

3.1.3 公司各级员工应根据岗位需求，在获得相关领导批准后，方可向IT部申请开通特定邮件

组群的收发权限，并在调离该岗位或离职时，由人事行政部及时通知IT部注销此权限。

3.1.4 每封电子邮件在对外发送时其附件大小不能超过10MB，从外部接收的邮件其附件大小不

能超过1.5MB，否则将无法正常收发，或导致公司邮件网络堵塞、瘫痪。

3.1.5 在公司范围内群发电子邮件时，如附件大小超过规定范围，切勿将附件粘贴在邮件中，应

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将其粘贴在“公司共享文件夹”中（地址：\\beijing\temp），并在邮件中说明访问附件的地址链接。

3.1.6 不要打开一些不知名的、或有可疑的邮件，这样有可能造成病毒入侵公司网络，给公司造

成直接的经济损失。

3.1.7 严禁使用电子邮件群发与工作无关或带有娱乐性质的邮件。如确实需要在公司内召集、组

织集体娱乐活动譬如球赛、集体出游等等，请将该邮件发送人事行政部负责人，由其负责群发。

3.1.8 严禁跨部门或事业部群发邮件，以免干扰其他部门或事业部的正常工作秩序。

3.1.9 严禁使用电子邮件群发供应简历邮件，类似“请给某某推荐工作”，除非是给HR推荐工

作。征求简历邮件，允许在事业部内部群发。

3.1.10 员工收到公司群发的邮件后，严禁全部答复该邮件组群，以免给其他人员的工作造成干扰。

3.2 责任说明

3.2.1 员工应及时修改初始密码，并对邮箱帐号和密码的安全负责。员工不得自行把自己的邮箱

帐号提供给他人使用，须经常改变邮箱密码以防邮箱被他人盗用。若发现有任何非法使用自己的帐号或存在安全漏洞的情况，应立即通知IT部门妥善处理。

3.2.2 员工的电子邮箱只限工作交流使用，严禁传播中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的，以及淫

秽、反动等违犯国家法律法规的内容。

3.2.3 严禁员工利用工作之便，向内外部无关人员发送涉及岗位或公司机密的信息资料

3.3 违纪处理

任何违犯上述规定的行为，视为破坏公司正常的工作秩序，一经发现并核实，第一次将给予200元经济处罚；第二次将给予500元经济处罚，并按《员工手册》中的A类违纪处理。 4 附则

4.1 本制度由人事行政部负责制定、实施、修改和解释，经总经理批准后实施，修改时亦同。

4.2 本制度自20xx年11月27日起生效。

（以下无正文）

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