公司文件起草与下发规范

第一篇 公司文件的种类

公司文件的种类主要为：

一、决定：对公司重要事项或者重大活动作出安排，用“决定”。

二、请示：请上级批示或批准，用“请示”。

三、报告：向上级部门汇报工作、反映情况，用“报告”。

四、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

五、函（工作函、告知函、询证函等）：适用于与不相隶属机关、单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

六、通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要所属各部门知道的事项，用“通报”。

七、通知：传达批转上级、同级、不相属部门的公文，传达要求下级部门协助或需要周知以及共同执行的事项，发布规章、任免聘用事项，用“通知”。

八、会议纪要：传达会议决议事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用“会议纪要”。

九、公司的其他专用公文种类有：劳动合同书、聘任书（证）、意向书、协议书、合同书、广告书、技术说明书、请柬、贺词、新闻稿件及其他技术专用公文等。

第二篇 文件起草规范

一、 总则

（一）公司的文件由总经理办公室负责起草和审核；公司各部门的文件由各部门负责起草后交总经理办公室有关人员审核。总经理签发对外送达的文件和公司内部的重要文件；副总经理签发公司内部的一般性文件。

（二）起草文件要符合党的路线方针政策和国家的法律法规，从公司和事情的实际情况出发，阐述问题，提出可行性意见、措施，做到主题突出、观点明确、内容充实、条理清楚。

（三）起草文件力求文字精练、篇幅简短，使用规范的字、词和正确的标点符号及法定的计量单位。在使用简称时，应先用全称，再注明简称，如：以下简称为“×××”。

（四）起草公文数据要精确、项目要齐全，文种要恰当。向上行文（报送上级主管 1

部门）除向一个主送部门送达外，需同时告知两个及以上不同主管部门的应以“抄送”形式送达。给同级部门或同级平行单位的文件，需同时告知除主送部门外两个及以上不同主管部门的应用“报送”形式送达。向下行文（向下级主管部门发文）需同时告知除主送部门外两个及以上不同主管部门的用“抄发”形式送达。

二、公文起草具体规范

（一）上行文起草规范

1、用语尊重。上行文的对象是上级领导部门，出于礼貌要使用尊敬用语，如“特此报告”、“请指示”、“望批准”、“特此申请”等。在上行文的用语中要注意防止两种倾向：既不要有意贬低自己，也不能不尊重上级部门和领导，用命令、告诫的口吻给上级部门写公文。

2、用语简要。所有的公文都应该简要，但总经理办公室级别越高，收到的公文就越多，所以对上级部门的行文更应该简要。撰写公文要反复修改，用最少的字把意思表达清楚。

3、少发空论。向上级部门行文，主要是叙述事实、汇报情况、申请事项、说明理由，在此基础上阐明自己的观点。不要离开主题去讲大道理，离开事实去空发议论。

4、语气肯定。对领导部门行文，无论是请示还是报告，不能使用含糊不清、模棱两可的语言，如“大概”、“也许”、“似乎”、“好象”、“可能”、“据说”等。向领导部门写文件是给领导反馈信息、提供决策的依据，应本着对领导负责的精神，把事实搞清楚，是就是是，非就是非。在事实不清、情况不明的情况下，应该先进行调查研究，不要急于请示报告。

（二）平行文件起草规范

平行文的语言要求是谦和。平行文的发文公司与受文公司没有隶属关系，因此不能使用命令式、告诫式的词语，如“速复回函，不得有误”。“望务必参加”等，这种词语容易引起对方的反感。平行文常用的词语有“贵单位”、“贵局”、“承蒙”、“敬请给予大力支持”、“烦请给予协助”等。使用这些致意性词语，以表示自己的诚心，表达对对方的敬意、谢意，营造一种和谐融洽的气氛，有利于对方与你合作。

（三）下行文件起草规范

1、用语庄重。

领导部门向下行文，要体现领导的权威性，做到令行禁止。因此在语言上要庄重，去掉虚浮不实之词，采用直述式语调，晓之以理、告之以规。

2、用语准确。

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准确是撰写公文的基本要求，下行文是让下级部门照章办理，更要强调用语的正确性，不能让人产生两种理解。有些词语的概念非常广泛，使用时要加以限定，解释其中的内涵。

第三篇 公司文件起草及发放流程

一、起草：文件由经办部门或人员起草。经办人起草好文件后，交本部门负责人审核，如有不妥，返回起草人进行修正。修正好的文件交总经理办公室。

二、审核：总经理办公室有关人员负责对文件的文字语言进行校对、修改，涉及专业技术方面应与起草部门负责人联系咨询。总经理办公室有关人员审核后，由经办人、参与审核人员在文件底稿上签字交总经理或副总经理审核，如有不妥逐级返回。

三、定稿：经总经理或副总经理审核通过的文件，由总经办有关人员再次核对后，交总经理或副总经理签“定稿”或直接签发。定稿文件一式两份，签 发人（总经理或副总经理）一份，公司资料室存档一份。

四、签发：公司对外送交的行政文件、涉及公司决策和重大利益的文件，由总经理签发；业务、技术性文件，由副总经理签发。签发文件一式两份，签发人（总经理或副总经理）一份，公司资料室存档一份。

五、盖章、登记：经公司领导签发后的文件，由总经理办公室有关人员进行复印，由印章管理员加盖公章，并在《公达公司公章使用登记表》上登记。

六、送发：文件送发一般由总经理办公室有关人员进行，特殊情况由公司领导指定人员送发的，送发人应在总经理办公室领出相应数量的文件，并办理好领出手续后外送。送发的文件应请收件人签收。

七、立卷保管：总经理办公室应及时将发文的定稿和打印本留档，按分类规划归入临时卷宗，次年的第一季度内完成正式立卷、归档。

3

 

第二篇：某医药公司文件的起草审核规范(doc 9)

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文件的起草审核

目录：

一、目的：.................................................................................................................................3

二、适用范围：.........................................................................................................................3

三、职责：.................................................................................................................................3

四、工作流程：.........................................................................................................................3

五、内部文件编写要求：.........................................................................................................4

六、附件：.................................................................................................................................5

七、相关的程序及记录凭证：.................................................................................................5

八、变更记载：.........................................................................................................................5

文件分发范围

公司领导. QA QC 生产设备部 供应部 销售部 技术部 生产线 人力资源部 行政部 安环部

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一、目的：

规范公司GMP文件的起草、审核、批准流程，确保公司各部门起草文件的内容、审核和批准有章可循，符合要求。

二、适用范围：

适用于公司生产、质量管理涉及的各类GMP管理文件。

三、职责：

1. 文件起草部门：

－起草／修订文件时需向文控中心申请编号。

－按要求起草与本部门相关的程序。

－文件会审后整理定稿并履行审批手续。

－将审批后的文件原件及电子版交文控中心存档。

－定期对起草文件进行周期性审核、修订。

2. 文件审核、批准部门（人）：

－按照文件审批权限履行审核、批准职责。 －对文件的内容、可操作性等进行全面评估，确保文件的有效运行。 －文件批准人除该系统专家外，还应有授权批准人（QA经理）对该文件

批。 履行审

3. 文件控制中心（DCC）：

－对公司涉及GMP的文件统一编号。

－提供现行版文件模版并审核各部门提交的文件格式及编号。

－对接收到的文件原件存档并复制。

－使复制件受控并回收销毁过期版本。

－确保现行文件及过时文件原件的可追溯性。

－定期对文件周期性审核进行追踪。

四、工作流程：

4.1文件起草人向DCC申请文件编号及模版；

4.2按要求起草文件；

4.3相关部门审核会稿，起草人定稿；

4.4批准文件并授权释放；

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4.5起草人负责对相关部门进行培训；

4.6将审批的程序原件及电子版交DCC存档，控制发放。

五、内部文件编写要求：

5.1文件编码：

所有文件编码由文控中心统一控制。新起草文件时应向文控中心申请文件及凭证编号；更新版本仍沿用原文件编号，只需升级版本号。

5.2 文件内容：

－文件编号：由DCC给定唯一编号。

－版本号：双位自然数组成，从“01”开始起始版本。

－执行日期：文件开始执行的日期。

－签名：起草、审核、批准人签字。

－目的：制定该程序的目的。

－适用范围：具体说明该文件所适用的范围。

－职责：在程序中应明确规定执行该文件过程中所有相关部门应承担的责任。

－定义：必要时，对文件涉及的专用名词或术语作解释。

－工作程序：详细规定所涉及的各项活动的具体内容、方法和步骤等。

－附件：程序后附附件的详细情况。作为程序一部分纳入程序正文页码范

围。

－相关程序及记录凭证：详细列出程序关联的程序名称及记录凭证，作为单独使 用的记录表格，应按照程序表格的格式和设计要求执行。

－变更记载：详细记录文件历次版本修订的历史。

5.3征求意见方式：

－会稿：由程序文件起草或修订者将文件草稿送至相关部门审核（可以

是电子版），相关部门应在收到草稿后及时认真审核文件。若有意见，

在文件草稿上直接签写后返回文件起草部门供修订；若无意见可在审阅

后直接返回文件起草部门。

－会议讨论：文件起草人员可召集有关人员对文件内容进行讨论后定稿。 5.4文件的审批：

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文件由使用部门起草，相关部门参与审核，具体审批权限见附件二

“生产质量管理文件审批权限”。 5.5文件的执行：

执行日期由批准人确定，文件执行前预留十日左右的时间，由文件

起草人对文件发放相关部门的人员进行培训。 5.6程序文件格式要求：

严格按照模板要求起草或升级。文件标题应能清楚说明文件的性质，

编制应考虑系统性、严密性；文件用词应准确，不能模棱两可、标准应量化；文字应准确、通俗、易懂；实用性强。程序所涉及的记录凭证(台帐、记录表格、卡片等)样张均应附在文件后。（详见附件三“管理程序文件格式”）

六、附件：

附件一：文件起草、审核、批准流程图 附件二：生产质量管理文件审批权限 附件三：管理程序文件格式

七、相关的程序及记录凭证：

DC-Z006 各类程序文件控制管理程序 八、变更记载：

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附件一：文件起草、审核、批准流程图

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附件二：生产质量管理文件审批权限

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附件三：管理程序文件格式

1. 程序正文格式说明并图示如下：

? 文件采用A4纸幅面，当图表不宜缩小时，允许采用其它幅面尺寸纸。

? 文件正文字体统一使用小四号字，中文用“宋体”，英文采用“Times New

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Roman”字体，文本行距采用1.5倍行距；由于特殊需求或受条件限制时可采用其它格式。文件正文每一页上方应由标题栏，标题栏标注项目应包括：公司名称、文件类型、文件名称、文件编码、版本号、页码、执行日期、文件状态。页码格式要求写成“M/N”形式(M：当前页码，N：总页数)；文件版本号按两位自然序数由“01”开始编号，如新起草的文件版本号为“01”，修订一次版本号就变为“02”以后依次类推。标题栏格式为固定格式不得修改，所用使用者以QA提供的模版为标准。 ? 文件首页应设置目录，允许最多设置二级标题。

2. 程序附件格式：

? 附件格式参见本程序附件格式；附件作为程序正文的一部份，标题采用

“宋体”四号字加黑，附件中中英文字体、大小、行距如无特殊原因尽可能与正文保持一致，如因需特殊说明的字句可采用加黑或斜体等显著标示，或者因使用图表考虑排版要求时可以考虑用其它字体或字号。

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