集团公司文件起草、审核、批准、颁布、回收、

归档及销毁管理规程

一、目的：

建立文件的起草、审核、批准、颁布、回收、归档及销毁管理规程程序，规范文件管理，

保证文件实施过程准确无误。

二、适用范围：

所有文件

三、内容：

1． 文件格式：

应包含表头及文件名称、制订目的、适用范围、程序或内容。

1.1文件封面的格式如附件一。

文件表头格式如附件二。

1.1.3文件顺序号

用数字表示，三个三角代表三位数，但要确保各使用文件的顺序号不重复。各单位/部门可根据本单位/部门情况进行细化管理，并形成规范性文件报企业管理部备案。

1.1.4文件版次

通常以两位数表示，可随编制或换版的年度调动。

1.1.5文件名称：具体文件的名字。

1.2文件的正文一般包括如下内容

1.2.1目的：建立一个文件的起草、审核、批准、颁布、回收、归档及销毁管理

程序，使文件的编制程序规范化。

1

1.2.2适用范围：该文件具体适用于某部门或某管理范围。

1.2.3内容：用简洁明确、通俗易懂的语言文字编制工作制度、流程、配套表单。

2．编订程序：

2.1文件的起草由企业管理部组织文件使用部门负责起草，应保证文件的全面性和准确性。不同类别的文件有不同的要求，各种文件的制定应与其编制规程相符合。 2.2在编写过程中应与文件涉及的其他部门讨论协商，征求意见。文件一旦实施后，具有可行性。

2.3编订人依据有关法定的标准及资料，参照有关文件的编订规程起草标准文件。起草文件后，根据文件编订情况，起草一份“文件编制（修订）记录”，阐明文件编订背景及理由，编订依据及其它有关事宜。将起草的文件及“文件编制（修订）记录”一并由编订人签名，交企业管理部审核，其审核的重点是：文件内容的可行性；文字应简练、确切、易懂；同本公司已生效的文件是否有相悖的含义。

2.4经企业管理部审核后的文件，如需改正，交回原编写人员所属部门的负责人进行修改，必要时企业管理部组织有关人员对编写的文件进行会审，直到符合要求。

2.5审核通过的文件由企业管理部呈公司领导会审。会审表单如附件四。

3．修订（复审）程序：

3.1修订（复审）条件

3.1.1法定标准、法律、法规或其它依据文件更新版本导致标准有所改变。

3.1.2企业组织机构、工作职责发生变动。

3.2修订要求同编订要求。

3.3文件修订工作程序

3.3.1由文件的实施部门或有关部门提出文件修订申请，填写“文件编制（修订）记录”（如附件五），经企业管理部批准后，责成原编订或其它有资格人员进行文件的修订。

3.3.2文件修订后，在“文件编制（修订）记录”同时要注明原文件编号，修订后文件编号，修订人签名。

3.3.3修订人将修订后的文件连同原文件样本交由企业管理部, 企业管理部组织有关人员或部门会审。

4．文件的复制：

4.1复制的基本要求

4.1.1文件复制不允许手写，可以印刷、复印或电脑复制。并填写“文件复制记录”（如附件六）。

4.1.2必须经过批准签字后方可复制使用，复制件必须清晰，易识读。

4.2文件的复制程序

4.2.1管理文件由制定部门在文件批准后负责复制、颁发，但复制后原件一律送文件管理室备案。

5．文件的颁发与回收

5.1颁发

5.1.1文件经核对无误，批准人签字后方可颁发生效。

2

5.1.2文件颁发时，收发双方须在“文件发放、回收记录”（如附件七）上签字，并注明：文件标题、文件编号及共印份数、发送部门、件数、签收人、发送日期。

5.1.3 一旦新文件生效使用，前版文件必须交回。分发使用的文件为批准的现行文本，已撤消和过时的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。

5.2回收

5.2.1文件由于以下原因而宣布废止、停止使用时必须及时回收：文件进行了修订，且新修订的文本已被批准使用，则原文本自新文件生效之日起废止，由企业管理部根据原文件发放记录的去向及时回收。

5.2.2文件发现错误，必须立即废止，及时回收。

5.3文件使用者的培训

5.3.1文件在生效执行之日前应对文件使用者进行专题培训，可由文件起草人、审核人、批准人进行

培训，保证每个使用者知道如何使用文件。

5.4文件的归档：

5.4.1所有文件的原件必须及时归档备查，文件室管理员在“文件归档记录”（如附件八）上签名。

5.4.2归档的文件要上锁保管，发现失窃及时上报。保管中要防火、防潮、防鼠、防蛀、防霉变等。

5.5文件的销毁

5.5.1需销毁的文件包括：文件编订（或修订）过程中的草稿复制、打印过程中的草稿；回收的旧版

文件，归档一份后的其余文件；其它的废止文件。

5.5.2凡需要销毁的文件，统一由企业管理部收集、清点，填写文件销毁申请单，由公司领导批准签

字后，指定专人销毁，并指定监销人，同时填写“文件销毁记录”（如附件九）。

5.5.3其它文件经颁发部门收集清点，经主管领导批准签字后，指定专人销毁。同时填写“文件销毁记录”。

3