公文拟稿常见错误及规范用法

一、格式方面的常见错误

1.结构层次序数使用不当。一般而言，结构层次序数分“一”、“（一）”、“1”、“（1）”四个层次。只有两个层次时，可分别用“一、”“1.”标识。其中，数字序号后用小圆号“.”，而不能用顿号“、”，如为“1.”而不是“1、”；“（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。

2.标点符号运用不当。除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。正文中的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号。并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号。

3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。如kV、KV、Kv和千伏，kVA和千伏安，MW和万千瓦，km和公里、千米等混用。一般而言，公文中数量单位应用汉字，且同一份公文或材料中应相对统一。

4. 人名、地名、日期、单位名称使用不规范。年份一律使用公历年份的全称，如19xx年、20xx年不能略为99年、10年。单位名称一般先用全称,并注明规范简称，或用约定俗成的简称，如西北电网公司一般不用“西北网公司”等。

5.文件引用不规范。引用公文应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引发文字号。发文字号中标注年份应采用六角括号〔 〕，而非中括号[ ]或【 】。

6.公文如有附件，应在正文下空一行、左空2字处，注明附件的顺序和名称。附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如“附件：1.××××××”。

7.公文如有联系人等附注，应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。一般而言，在上行文的“请示”等文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

8.关于附件的格式问题。一般A4纸，每面排22行，每行排28个字，页面左上角第一行顶格标识“附件”（有序号时标识序号），标题为二号小标宋体或二号宋体加粗，正文为3号仿宋体（有时第一层标题可用黑体，第二层标题可用楷体，其他用仿宋），单倍行距或行间距31磅。附件的页码，应与正文标注相同（4号半角白体阿拉伯数码，数码左右各放一条4号一字线），单页码居右空1字，双页码居左空1字。实行电子公文后，由于在word、wps等文字编辑软件中按国家规定标注页码不太方便，因此对文本性附件，一般情况下也可采取在页脚居中直接插入（默认）页码的方式，格式为“3”（小五号字）。

9.发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜单中的符号“○”。

二、内容方面的常见错误

1.文种选择不当。

2.标题成份残缺或多余。如《关于上报……的报告》标题中，“上报”为多余项。特别是对转发性通知标题，由于层层转发公文，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，解决此问题办法有四：一是只写转发第一次转发机关的通知；二是直接转发原文件；三是在标题中只出现上一级机关转发通知的文号；四是只用本机关发文的标题，而将其他机关的标题概括为文件。

4.附件问题。一是不能适当应用附件。一般情况下，当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。二是正文中的附件名称不完整、不规范。另外，引用附件时，一般情况下只引用文件标题，不带文号。

5.主题词标注不当。许多公文直接使用系统自动生成的主题词，不按规定格式进行修改。

6.不按照隶属关系行文。如用部门文件行上行文、平行文，部门便函转发上级单位文件 等。

7.“请示”和“报告”混淆的问题。一般情况下，对上级机关而言，“请示”偏重于办件，“报告”偏重于阅件。要求上级批复的事项，应采用“请示”文种，且遵循“一文一事”原则，不应在报告中夹带请示事项。

三、一些常用字词的用法及辨析

1.“截止”与“截至”的区别。前者强调“止”，即在计时点上，所进行的事情已经完结或基本完结；后者则不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事态。

2.“记取”与“汲取”的区别。前者强调强记，后者强调在加工、提高基础上的吸取。二者适用对象和情况有所不同：对自己或内部的事或现成的经验教训，多用记取；对他人或外部 1

的经验教训、营养等，则用汲取。

3.“急待”与“亟待”的区别。“急待”强调紧急待办，“亟待”强调极须，急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。另外，亟待还包含问题的严重性已达极点，否则不宜用“亟待”一词。

4.“下工夫”与“下功夫”的区别。一般情况下，应该用“下工夫”。如《现代汉语词典》强调，“下工夫”是指为了达到某个目的而花费很多的时间和很大的精力。而“功夫”是指本领或武术，一般不用“下功夫”。

5.“和”与“与”的区别。“和”跟“与”都是做连词比较多，做介词比较少。做连词时都表示平等联合，意思是一样的。但是，两者的色彩有所不同。“与”的书面语色彩比较明显，因此多用于书面语中，口语中用得比较少。“和”则在口语跟书面语中都使用。另外，在书名跟文章的题目中，“与”使用得要比“和”多些。

6.“制定”与“制订”的区别。“制定”即制作、定出，公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等；“制订”即制作、订立，公文中习惯用于具体规章制度的订立。

7.“需要”与“须要”的区别。“需要”即对“缺乏”而言，还有“要求”的意思，词性为及物动词，后可带宾语。“须要”即说明“应当”、“必须”的意思，词性为能愿动词，修饰限制动词。

8.“期间”与“其间”的区别。“其间”是指某一段时间。从结构上分析，“其”修饰“间”，相当于“这”“那”等指示代词。在使用的时候，“其间”前面总有一段关于时间的叙述，“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”。如果“其间”前面再加上“这”或“那”，就重复了。我们熟知的经典例子是鲁迅先生《一件小事》里的话：“我从乡下跑到京城里，一转眼已经六年了。其间耳闻目睹的所谓国家大事，算起来也很不少。”“其间”多用于书面，口语中，人们有时会在它前面加上“这”或“那”，现在也是不容忽视的语言事实。“期间”的用法恰恰相反，它前面应该加修饰成分，如“这期间”“那期间”“开会期间”等等。如“期间，对文件修改了20多次。”这种用法则不正确。“期间”是指某短时间里，前面要有说明时段的词语，例如“春节期间”、“会议期间”、“国庆期间”、“外出期间”等，不能将“期间”单说。而“其间”可以单说，是某段时间的意思，如“其间，对文件修改了20多次”。

9.列举完后“等”的用法。列举后用“等”的时候，有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等”，如“北京、上海等城市” 。还有一种用法是列举完之后用 “等”，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”。这里的“等”是表示列举完了之后收尾。

10.引号内短的并列成分之间的标点符号用法。比如：发扬“特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献”的精神这样的句子，引号内是短的并列成分，这种情况应该用顿号，而不应该用逗号。

11.“以及”前面的标点符号用法。“以及”前面可以用逗号，这是“以及”跟“及”不同的地方，“及”的前面不能有逗号。当然，“以及”的前面也可以不用逗号。用不用逗号，要看“以及”后面的语词的长短。如果比较长，要用逗号停一下，使人好读；如果比较短，“以及”前面就可以不用逗号了。

12.“其中”及其前后的标点符号用法。有人归纳出使用“其中”一词，前后标点符号用法的三条规则：

（1） 总数后只有一个数，“其中”前用“，”，“其中”后不用“，”。如，20xx年，公司售电量554.51亿千瓦时，其中省内售电量538.42亿千瓦时。

（2） 总数后分述几项内容，则总数后用“。”，“其中”后用“，”，各分述内容之间视其内容多少，或用“，”，或用“；”。如，20xx年，全省全社会用电量705.51亿千瓦时，同比增长4.09%。其中，第一产业用电量56.38亿千瓦时，同比增长2.02%；第二产业用电量540.27亿千瓦时，同比增长2.66%；第三产业用电量62.54亿千瓦时，同比增长12.45%；城乡居民用电46.32亿千瓦时，同比增长14.01%。

（3）“其中”之后列举分项内容时，“其中”之后不要用“：”。

例1 ，20xx年，全省发电装机容量1803.99万千瓦。其中：水电578.18万千瓦，火电1146.3万千瓦，风电79.51万千瓦。该例中，“：”应改为“，”。

例2 ，20xx年，全省新增发电装机容量307.95万千瓦（其中：新增风电装机容量19.8万千瓦）。该例中，“：”应去掉。

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第二篇：公文拟稿要求

公文拟稿要求

一、符合党和国家的方针政策，符合国家法律、法规及市委、市政府有关规定。如提出新的政策措施或超出现行规定范围的，应当充分阐明理由。

二、情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，篇幅要简短，标点要准确，书写要工整。

三、遣词用字要规范，词语搭配要准确。使用简称时，一般应当先用全称，加以说明后再使用简称。

四、人名、地名、单位名称、数字、时间、代号等要准确，时间应当写明年、月、日。数字书写一般用阿拉伯数字。在同一公文内，数字的使用应当前后一致。应当使用国家法定计量单位。

五、引文要核对原文，做到准确无误，删节得当；引用其他公文内容，应当先列出该公文的标题，之后在括号内注明文号。

六、根据公文内容和行文规则，准确使用公文文种，标明紧急程度和秘密等级。

七、文字结构层次的次序:第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。

公文格式

公文一般由公文名称、秘密等级?保密期限)、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

一、公文名称(或发文机关名称)，臵于首页顶端稍下、发文字号上方，一般用红色套印。几个机关的联合发文，可以用一个主办机关的名称，也可以全部列上，但主办机关应当排列在前。

二、秘密等级和保密期限，分为绝密、机密、秘密，用3号黑体字顶格标识在公文首页右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识保密期限的，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开；其中绝密、机密级公文，应当标明份数序号，顶格标识在公文首页左上角第1行。

三、紧急程度，一般分为特急、急件，用3号黑体字顶格标识在公文首页右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度的，秘密等级顶格标识在公文首页右上角第1行，紧急程度顶格标识在公文首页右上角第2行。

四、发文字号，由发文机关代字、年份、序号组成。臵于发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排列；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“??”括入；序号不编虚位，不加“第”字。几个机关的联合行文，只标明主办机关的发文字号。发文字号之下4mm处印一条红色反线。

五、签发人，上行文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

六、公文标题，臵于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分1行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整、排列对称、间距恰

当。标题一般应标明发文机关，准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。会议通过的文件，应在标题之下、正文之上标明会议名称和通过日期。

七、主送机关，臵于标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后1个主送机关名称后标冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。标识主送机关应当使用全称、规范化简称或同类型机关的统称。

八、公文正文，主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

九、附件，公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识，后标冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。附件应当与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

十、成文日期，用汉字标全年、月、日，“零”写为“○”。成文日期以领导人签发的日期为准。成文日期依印章的位臵而定。

十一、公文生效标识，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期；成文日期右空4字，加盖印章应上距正文1

行之内，端正、居中下压成文时间，纵向与正文的距离依印章大小而定，印章用红色。联合行文需要加盖两个印章时，应当将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期；当联合行文需加盖3个以上印章时，应当将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位臵，印章加盖其上，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切；最后一排印章之下右空2字标识成文时间。除会议纪要外，不加盖印章的公文应视为无效。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应当调整行距或字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。

十二、附注，公文如有附注(一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明)，用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

十三、主题词，主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。用3号黑体字，居左顶格标识，后标冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

十四、才少送机关，在主题词下1行，左右各空1字用3号仿宋体字标识，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关机关后标句号。如主送机关移至主题词下，标识方法同抄送机关。抄送机关名称应当使用规范化简称、统称。

十五、印发机关、印发日期，印发机关(指公文的印制主管部门)位于抄送机关之下。印发机关左空1字，印发日期右空1字，用3号仿

宋体字标识。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。

十六、页码，用4号白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mrn。单页码居左空1字，双页码居右空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。

十七、公文用纸，公文用纸一般采用国际标准A4型(210mrnX297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

十八、公文中表格，公文如需附横排A4纸型表格，应当将页码放在横表的左侧，单页码臵于表的左下角，表头在订口一边；双页码臵于表的左上角，表头在切口一边。

十九、特定公文格式

信函格式，发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，字号由发文机关酌定，发文机关全称下4mrn处为一条武文线?上粗下细)，距下页边20mrn处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mrn。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号臵于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可臵于武文线下1行版心左边缘顶格标识。

会议纪要格式，会议纪要标识由“xxxxxx会议纪要”组成。 用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定，不加盖印章。