关于配合办理活动场地租赁的请示

公司领导：

公司拟于20xx年7月6日上午9:00-11:30在***大酒店最大厅举行****推介会暨“疯狂欢乐购”活动摇号大会，我部门前期已做好场地租赁粗略的调研工作，初步约谈该酒店大厅联系人*经理139*****75，初定场地使用费用大致为40000元（4小时），具体以实际洽谈为准。现因我部门人手短缺，申请由办公室配合落实场租赁事宜，请公司领导批准。

*****部

二○一四年六月二十日

 

第二篇：活动场地申请

活动申请与管理

在我校，各级社团组织举办各项活动均需要一定程序的活动申请。从20xx年起，我校活动均采用网上系统申请。活动申请与管理主要包括活动申请、场地借用申请、教室借用申请的审批和管理。 活动部分

南方医科大学大学生创业就业实践中心在网上活动申请时执行校级组织审批链，递交活动申请后，经由校学生会，校团委，管委会（保卫处）审批成功后，活动方成立。

一、活动申请具体要求

（一）活动名称：活动名称在20字以内（1个字母也算1个字）。

（二）活动时间：活动起始前2—7天递交活动申请。活动总时间跨度不得超过30天。活动开始时间以本活动中最早活动的（包括前期宣传）起始时间为准。

（三）活动地点：标明活动具体地点，如：食堂门口，马岗小学等，不能为“顺德校区”等过于模糊的范围。

（四）活动组成：子活动处添加整个活动的组成，比如初赛、预赛、决赛等；后续场地、教室申请均基于这些子活动，务必注意。

（五）活动需附资料：

1.一般活动需附上策划书。

2.校外活动需上交老师带队证明（带队老师签名、联系方式及表明其了解活动详情和承诺带队的文字表述）以及安全预案。

3.定向越野或其他游走类活动需附路线图（标明地点、路线和行走顺序），安全预案和老师的责任担保书。

4.经费来源为商家赞助的活动需附赞助协议书（标明赞助单位、赞助金额、对赞助商的回馈方式及双方签字、盖章或手印）。

5.策划书以word（doc）形式上传，其余附属资料用纸质版拍成照片之后，以pdf的形式上传。

二、宣传申请要求

（一）宣传方式：

1.地标宣传只有在使用综合馆或国际会议厅作为活动场地时才能使用，其余一律不得使用。如有违规，取消该单位本学期举办活动的资格；

2.只有面向全校范围的活动方能进行横幅宣传，一个活动最多只能挂一条横幅，且挂的方式应尽量美观。

（二）起止时间：需分别注明海报和横幅悬挂或张贴的起止时间。两者悬挂或张贴的时间不得超过7天。

（三）宣传清理：宣传所用物品需在活动结束后两天内清除完毕。

（四）宣传内容：若横幅和海报都有则在将两者内容用分号隔开。注明横幅的所有内容，包括标点符号。成品横幅中商家信息不得超过横幅总内容的1/3。

（五）横幅悬挂地点：

1.陶然轩二楼或得月桥（如需悬挂在陶然轩，须在活动通过审核后自行与食堂管理人员协商）；

2.体育类活动可悬挂于室外体育场；

3.禁止在树上悬挂横幅。

（六）宣传过程中，不得在学校派发宣传公司的宣传资料，只允许在活动简介传单中标识赞助商公司名称作为回馈公司赞助的方式。

三、摆摊申请要求

可申请时间（摆摊的时间写明起始和结束时间，然后在备注里写明摆摊的具体时间）：

上午：10:45—12:45

下午：16:00—18:00

注意：此处申请摆摊后，切勿在后面的场地申请中再次申请场地用作摆摊。

四、活动注意事项

（一）活动立项为整个活动申请后续操作的基础。后续的场地申请，物资借用，均基于总项目立项。

（二）后续场地申请基于总活动立项中的子活动，每个子活动都可以添加多个场地。

（三）总项目立项完成后，需要选中这个项目然后

点击上方菜单的“点击送审”，即进入待审核状态。填写完毕但不点击送审，该项目状态即为“已保存，待送审”，此时该项目并未进入审批链，务必注意。

（四）校外人员入校需校外人员入校登记备案表，填明校外人员履历并找教学办欧阳祝华主任审批，以取得校外人员进校资格凭证。

（五）校外活动结束后需递交纸质版回执至校团委办公室。校团办将随机抽取几份近期的校外活动带队证明，询问负责带队老师是否亲自参与。

（六）活动审核通过后，请前往校学生会办公室领取系统生成的活动信息确认表格（该表格加盖学生会公章方能生效，且两页表格均需盖章；该表格包含活动的所有信息，复印有效，手写无效）。

（七）成功举办的活动必须在活动结束后的1天内提交活动总结、活动照片，可以提交活动新闻稿，否则无法提交下一个活动申请。

（八）各级审核通过后，系统默认该活动已成功举办。若活动因特殊原因取消需向校团委办公室递交活动取消申请书，申请作废该活动。申请书必须加盖该组织或其主管部门的公章或由辅导员签字。

五、场地注意事项

（一）无宣传活动的教室申请现已独立于活动场地申请。

（二）允许申请场地的判定条件：

1.活动处于“已保存，待送审”的状态。

2.该项场地申请被拒绝后按要求修改，并重新提交了场地申请。

（三）申请场地时，请正确选择子活动，比如：初赛教室，半决赛学术厅，决赛综合馆。

（四）修改场地申请、删除场地申请仅在活动处于“已保存，待送审”状态时可以操作。

（五）场地送审在首次提交场地申请时不可用，当且仅当场地申请被拒绝时再次提交场地申请，可使用该功能单独送审被拒绝的场地。

（六）各类场地申请及使用

陶然轩（饭堂）：门口提供摆摊宣传。使用内部地方请选择陶然轩（一楼、二楼或三楼）。如需用电，待活动审批通过后自行与饭堂管理人员协商，不得私自接用饭堂电源。

公共场地（如宿舍一楼天井、春华堂中间空地、图书馆西侧、图书馆门口空地等）：需顾及其他同学的学习和休息。不得在睡眠时间在宿舍天井举行影响学生休息的活动。不得在图书馆或自习室附近举行影响学生学习的活动。

室外体育活动场：各类室外体育场已进行编号，提交活动申请时需注明编号。根据申请提交至校团委办公室的时间先后顺序进行借用。 国际会议厅： 国际会议厅只提供学术性活动，申请前需与管委会老师沟通；各校级组织及学院组织每学期只能借一次。

综合馆：

1.运动场地：需提前与管理综合馆的老师协商好时间；在上课时间和周末原则上不借用综合馆运动场地；

2.舞台：须将呈批件上传至系统，各校级组织及学院组织每学期只能借用一次（品牌活动除外）。

固定场地：需长期借用某一场地作为日常训练使用。为避免其长期重复申请，需填写日常训练场地申请表（固定场地的申请须在开学初递交，申请批准后校团委办公室和管委会将不定期进行对使用情况和场地维护情况的监察）。

教室部分

单独活动的教室申请，需提前2-7天提交教室申请表，每晚20:30-21:30校团办审批，教管中心只在每周一、周五审批。校学生会办公室发放系统生成的活动信息确认表格。经历交表，审核，发表的流程。

一、教室申请要求

（一）申请单位名称：校级组织可以填写到部级。

（二）申请人数：80-250人（80-150为小教室，150-250为大教室），上座率必须达到75%以上，不得虚报人数。一经发现，严肃处理。

（三）申请时间：

（四）设备使用：教室内计算机和无线咪可以使用，但投影仪只能在本校老师参加的情况下使用。

（五）若有主讲人，需在申请表上注明其姓名和身份。若主讲人为校外人员入校，需填写校外人员入校登记备案表，填明校外人员履历并找教学办欧阳祝华主任审批，以取得校外人员进校资格凭证。

（六）凡借用事由（活动内容）发生变更，必须提前一天重新提出借用申请。

二、教室申请注意事项

（一）教室申请分为两类：

1.单独申请教室并无宣传活动。这类单位可以直接在非活动场地申请中申请教室，不需申请活动。教室申请表审批通过后由校团委办公室导出，并加盖孙俊川老师的章方能生效。

2.在活动中申请教室。这类单位注意，如申请的活动和教室有任意一项未审批通过，则两类申请表均会被校团委办公室打回。如通过，由校学生会办公室导出。

（二）商业性的活动（例如：口译讲座、留学生培训等）申请不经过校团委办公室，直接由商家和教管方面协商。（六）教室不能用作举办歌舞比赛等娱乐性活动。

（三）申请秋实堂教室，由申请单位直接向负责秋实堂的老师申请。

（四）申请表联系人一定要为活动负责人，方便教管联系。

（五）使用教室应在规定的时间内结束，并整理好教室（麦要进行充电），注意关闭电源，门窗。

（六）单独申请的教室无需写活动总结。

（七） 所有活动均不得使用教室进行宣传。只可用放在四栋楼梯口的白板进行宣传。

20xx年3月1日星期日

本份活动场地申请由办公室部门给出，如有任何疑问请及时联系办公室。

部长姓名：张晓真 手机号：156xxxxxxxx

编写人姓名：马玉花 手机号：130xxxxxxxx