1.0 目的

为加强会议管理，确保议而有决、决而有行，提高工作效率和执行能力，有效地分析和解决工作问题，特制定本制度。

2.0 适用范围
   适用于XXXX有限公司的会议管理。

3 .0 定义

 3.1  会议：是为了解决一个或多个议题，组织人员聚集在一起进行讨论、交流的活动。

 3.2  内部会议：是指公司、中心或部门就内部业务事务召开的讨论、交流会议。内部会议又可分为：公司级会议、中心级会议、部门级会议。

  3.2.1公司级会议：公司层面的业务交流、总结的会议，以及大型庆典及活动等。

  3.2.2 中心级会议：一个或对个中心层面的业务协调、讨论、交流并需形成决议的会议。

  3.2.3 部门级会议：一个或多个部门之间的业务协调、讨论、交流会议。

 3.3  外部会议：是指由公司业务部门就公司业务实际需要邀请相关方（含政府机关、机构、行政协会等）参与或相关方邀请公司相关人员参与的会议（如专题研讨会、技术交流会议等）

4 .0职责

  4.1  行政部：负责所辖区的会议室使用安排及其接待服务工作。

  4.2  会议组织人/部门：确定会议目的、会议地点、会议时间、会议议程、参会人员、会议筹备等事项，提交会议方案。

  4.3  会议通知人：负责通知各参会人员会议的详细信息、预定会议室。

  4.4  与会人员：负责认真听取会议报告，记录与本部门有关的事项决议。会后传达会议精神并进行工作安排，付诸实施，遵守会场纪律。

  4.5  会议记录人：负责组织会议签到；记录会议内容；会议记录的发放；

  4.6  会议主持人：负责控制会议节奏与进度，把握会议重点不偏离主题；会议记录的签核；会议决议或对策实施效果的跟踪。

5.0 管理细则
  5.1 会议类别

   5.2 管理内容：

5.2.1 会议提拟与审批。

 5.2.1.1 公司月读例会无须提拟和审批

 5.2.1.2 公司临时行政会议、公司年度例会由总经理或上级分管领导直接提拟或由议题涉及业务的主办部门责任人提拟，总经理或上级分管领导审批。

 5.2.1.3 部门会议各部门自行安排，但会议时间、参加人数等，不得与公司会议冲突。其中会议属非例会性质且需要另行核给专项费用的，应向上级领导报批同意。

5.2.2 会议计划与统筹。

5.2.2.1 每周周一行政部统一组织召开公司周例会，汇总公司各部门负责人的总结及提案，并由行政部做相关会议记录，会后将会议内容发放至各部门负责人。

5.2.2.2 凡公司已列入计划的会议，如有改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前1天完成会议提拟和报批手续，并报请物流总监办调整会议计划。未经同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。

   5.2.2.3 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

   5.2.3 会议准备

   5.2.3.1 已列入会议计划表的会议，一般情况下无调整，不再另行通知，由部门按计划表直接通知与会人。

   5.2.3.2 未列入会议计划而临时提拟的会议，或已列入会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知。

   5.2.3.3 会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。

   5.2.3.4 会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以公司平台的方式进行确认通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型议会，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。

   5.2.3.5 会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；

   5.2.3.6 会议提拟部门应提前做好会务准备工作，如落实会场、布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各钟设施、用品等；

   5.2.3.7 部门召开的会议所需用公共会场的，应向会议室管理部门（行政部）事先提出，由会议室管理部门（行政部）统筹安排。

   5.2.3 会议纪律

   5.2.3.1 主持人应不迟于会前10分钟到达会场，检查会务的落实情况，做好会前准备。因故不能参加的要提前向上级领导请假，并报备行政人事部。

   5.2.3.2 主持人一般在会议开始后，将会议议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要说明。会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

   5.2.3.3 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

   5.2.3.4 与会人员应提前5分钟到会，并在《会议签到表》上签到；

   5.2.3.5 与会人员会议发言应言简意赅，紧扣议题；

   5.2.3.6 如属工作部署性质的会议，原则上不再会上进行讨论性发言；   

   5.2.3.7 与会人员应遵循会议主持人对议程控制的要求，遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或关机，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。 

   5.2.3.8 会议期间要求精神集中，认真听取发言，不得交头接耳开小会，做与会议无关的事情。

   5.2.3.9 公司月总结会、例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。

  5.2.4 会议记录

   5.2.4.1 公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。

   5.2.4.2 会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

   5.2.4.3 公司级例会、临时行政会议原则上由总经理秘书负责会议工作，总经理另外指定的，从总经理指定。

   5.2.4.4 会议记录应采用实录风格，确保记录的原始性，原始记录应于会议当日最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。

   5.2.4.5 本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由本部门兼设会议记录员负责日常归档、保管。

   5.2.4.6  公司会议记录为公司的机要档案，保管人不得擅自外泄。其调阅应严格按照公司文档管理制度的保密制度的有关规定执行。

 6.0 附则

  6.1 本制度由XXXX有限公司行政部负责解释。

  6.2 本制度有批准后生效，自颁布之日起执行。

  6.3 附件《会议签到表》

 

四川麻辣空间食品有限公司

《会议签到表》

 

第二篇：XX有限公司项目部管理制度

XX有限公司

1 项目部管理制度

项目部管控制度

一、外派管理组织........................................................................................................ 3

二、外派人员管理........................................................................................................ 8

三、履约保证金管理.................................................................................................... 9

四、印章管理.............................................................................................................. 10

五、合同的评审.......................................................................................................... 11

六、项目风险和收益评估.......................................................................................... 12

七、款项支付管理...................................................................................................... 13

八、质量安全监督...................................................................................................... 15

九、项目部合同履约评价.......................................................................................... 16

2

一、外派管理组织

项目部组织架构

项目负责人的组

织结构

3

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5

6

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二、外派人员管理

第一条 外派质量安全监督员由公司工程部经理提名，外派出纳由公司财务部经理提名，经总经理办公会审议后进行任命，并在人力资源部备案。

第二条 外派员工不得参与并应自觉抵制派驻项目部的违规、违法经营活动。

第三条 外派员工不得向派驻项目部泄露公司商业秘密，不得向其他机构和个人泄露公司和派驻项目部的商业秘密。

第四条 外派人员如有违纪行为，公司将视情节轻重予以处罚，触犯法律的依法追究其法律责任。

第五条 对派驻项目部违反公司管理政策和管理规章的事项及可能造成企业经济损失的行为，外派人员有权加以制止和纠正；制止或纠正无效的，及时向公司汇报。

第六条 外派人员需认真履行各自的职位职责，完成公司交办的各项工作，及时向公司主管部门和领导汇报相关工作的进展情况。

第七条 公司对外派人员采取定期岗位轮换制度。原则上每三年轮换一次，轮换应考虑项目周期及工作的平稳衔接。外派人员任期满后，按照自愿原则以及公司工作安排的需要，可以回到公司继续工作，或接受公司新的外派，到其他下属项目部担任相应的岗位。

第八条 外派人员实行回避制度，对于有家庭成员或关系密切成员担任重要职务或存在其他利益关系的下属项目部，外派人应当申请回避，主动向公司报告此类情况。

第九条 外派质量安全监督员和外派出纳应每月回公司进行述职并提交书面述职报告，全面地报告所派驻项目部的工程质量、进度、安全，材料款、民工工资支付等情况；

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第十条 外派人员应及时地通过电话和书面的形式向公司报告重大事项，如发生的质量安全事故、进度拖延，拖欠大笔材料款和民工工资等情况，使派驻项目部在项目经营方面的重大变化处于严密、及时监控之下，及时预警、防患于未然。

第十一条 为全面衡量外派人员的工作业绩，在公司人力资源部的配合下，工程部和财务部应对其实行全面考核，同时认真听取所派驻项目部项目负责人的参考建议，考核结果报公司人力资源部备案。

第十二条 对外派人员的考核周期为季度，考核基本依据是：外派人员的定期和重大书面报告情况；贯彻执行公司对项目部的管理制度的情况；所属项目部的工程质量、安全，进度情况以及工程款、民工工资支付执行情况。

第十三条 考核结果将决定外派财务人员的薪酬、晋升、降职、奖罚和续聘，通过科学严谨的激励约束机制，表扬和鼓励先进者，鞭策和帮助落后者，惩罚和辞退不称职者。

第十四条 外派人员的工资发放原则上依据公司薪酬制度确定的相应标准发放，经公司总经理审批，公司根据外派人员的岗位要求，按月给予一定的派驻补贴。

第十五条 外派人员离任或者轮换时，公司财务部和工程部应组织进行审计，发现问题及时处理，情节严重者追究其法律责任，审计结束后方可离任或者轮换。

三、履约保证金管理

第十六条 为有效地防范项目风险，项目负责人在项目施工前，应向公司上缴履约保证金。

第十七条 履约保证金上缴比例：

（1）一亿元以上的工程项目的履约保证金为500万元；

（2）五千万元——一亿元的工程项目的履约保证金300万元；

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（3）一千万元——五千万元的工程项目的履约保证金为200万元；

（4）一千万元以下的工程项目的履约保证金为50万元。

第十八条 项目竣工决算后，如果没有出现违法、违约、违规的问题，公司将履约保证金如数归还项目部。

四、印章管理

第十九条 凡因工作和业务需要刻制项目部印章，项目部均应事先提出书面申请，报公司总经理审批后，由公司办公室统一刻制，其他任何部门和个人不得私自刻制与公司及项目有关的印章。

第二十条 项目部印章包括项目部公章、项目部财务专用章和项目部技术资料专用章等，公司办公室负责登记，发放并留印模备查。各印章保管人员须经公司总经理批准，在公司办公室领取。印章保管人如工作岗位变动，必须由公司总经理重新指定专人保管，印章保管人离岗前，须妥善办理好印章移交手续。

第二十一条 项目部公章和项目部技术资料专用章由外派质量安全监督员保管，项目部财务专用章由外派出纳保管。项目部印章由各保管人管理用印，但不得超出使用权限。凡是需要用公司印章的，由外派人员向公司办公室提出申请，经相关领导和部门审批后方可使用。

第二十二条 项目部公章由外派质量安全监督员负责保管和使用，应注明非合同用章字样，主要用于工程技术资料所需。项目部公章一律不得用于贷款、担保、借款等经济类合同、不得使用未经法人委托的事项。在实施项目管理过程中，确需在分包协议、购销合同、设备材料租赁协议、劳动用工协议等经济类合同上使用时，由外派质量安全监督员进行审核用章，凡是合同额超过 万元以上的，应再报公司总经理审核批准。

第二十三条 项目部财务专用章由外派出纳员负责保管和使用，只能用于支票签发、财务报表和相关票据上。除已经公司主管领导批准的费用进出事项及一般性的收款#5@p可直接用印外，其它业务一律不准使用。

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第二十四条 项目部技术资料专用章由外派质量安全监督员负责保管和使用，资料章仅限于项目各项技术资料的审核、签收、流转等事项，其他业务一律不准使用。

第二十五条 项目部每次使用印章都必须在印章使用登记簿上记录备查。记录内容为：用印日期、用印理由、用印式样、经办人、批准人、用印次数及用印人。凡加盖印章的公文、重要的文字材料等，均须留存备查。

第二十六条 项目部印章（包括项目部专用章、项目部财务专用章和项目部技术资料专用章等）随该项目竣工验收结算后自行废止，印章统一交至公司办公室注销，并办理移交和注销手续。

第二十七条 凡因印章保管使用不当、玩忽职守，对企业声誉和经济上造成重大损失的，视情节轻重，将追究当事人的经济、行政、法律责任。

五、合同的评审

第二十八条 公司应争取合同的起草权，并进行审核批准。合同的各项条款应做出明确的规定，特别是工程款计算、支付方式以及违约责任要明确。在合同签订时对异议管辖地尽量争取能定在本县市法院管辖。

第二十九条 合同起草后，交工程部、计划经营部、财务部针对各自所属条款的合理性进行确认，再提交法务专员对合同条款的合法性进行确认，最后确认无误后签订合同。

第三十条 公司内部承包合同要与项目负责人本人签订，绝不能允许代签现象出现，同时在签订合同时将项目负责人的身份证复印件留底备份。

第三十一条 项目负责人如果和公司初次合作，应要求对方按照合同金额的百分比缴纳一定的履约保证金，如果实在没有可流动的资金，则可要求对方提供其资产证明（包括不动产和银行存款证明），对原件进行审核并留复印件备案，作为抵押证明。同时外派质量安全监督员要详细了解该项目负责人的资信状况，对 11

于资信比较高的项目负责人，在合同签订时除了必要的手续办理外，可以暂不用提交保证金等抵押证明。

第三十二条 在工程款支付时，财务部人员应以合同为依据，按合同支付，并确认领款人的身份，如不是合同签订者亲自来领款，则需提交合同签订者授权委托领取的授权书。每次领款的用途要写清楚，并由其本人签字盖章认可。

第三十三条 工程结束后，在全部工程款发放到位的情况下，项目负责人应写一份情况说明书交给公司，证明工程款其已经全部收讫，并承诺已经发放了所有的民工工资和材料款。对于和公司长期合作的项目负责人，考虑到对双方长期合作的一种信任。项目负责人可以不用写情况说明书，只需在和其签订内部承包合同时将该条款注明即可。

第三十四条 在工程建设过程中，资料员应对该工程所有工程资料整理齐全。在对增减工程量、隐蔽工程等涉及到工程质量安全及工程款计算方面的资料盖章时，外派质量安全监督员要负责审核，如需要回公司盖章的，公司管理公章的相关人员也要进行审核，并注意留底保存。工程竣工后，要求项目部提交一套完整的工程竣工资料，并同时提交一份工程款决算资料原件。

第三十五条 工程款支付、其它账务出入时也必须经由项目负责人签字；要求公司加盖公章的，必须先由项目负责人在盖章审批单上签字，并注明盖章内容。

六、项目风险和收益评估

第三十六条 公司计划经营部应负责进行项目风险和收益评估；

第三十七条 计划经营部组织预算人员在项目前期进行考察，评估该项目的盈负情况；

第三十八条 计划经营部部应对项目部的项目投标书和工程预算进行审核批准后，项目部才能去投标，承揽工程项目。

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七、款项支付管理

第三十九条 公司财务部负责（或指派外派出纳负责）在项目部所在地开设公司指定项目专用银行账户。

第四十条 项目部工程材料款和工资的支付须经过外派质量安全监督员和外派出纳签字方可支付，外派出纳负责财务专用章的签章。 第四十一条 质量安全监督员在款项支付上的职责:

1) 监督施工进度计划，按时向公司报送工程实物完成量，督促项目负责人向业主收取工程进度款；

2) 负责监控材料款和民工工资的发放到位，根据基础、主体和装修的进度情况，分期监控材料款、民工工资的发放是否与实际施工工程量相吻合，如不符，则采取相应的防范措施；

3) 负责审核材料、机械设备或机械设备租赁的数量、款项，及时准确地支付给供应商，确保专款专用，公司的利益不受损害；

4) 妥善保管和使用项目公章和技术专用章，建立印章使用台帐，对印章的使用和保管提出建议；

5) 项目各类款项使用的审核与建议。

第四十二条 外派出纳在款项支付上的职责：

1) 根据合同审核和拨付民工工资、材料款并跟踪发放是否到位；

2) 负责审核材料、机械设备或机械设备租赁的数量、款项，及时准确地支付给供应商，确保专款专用，公司的利益不受损害；

3) 负责监督民工工资支付到位；

4) 负责按合同约定收取项目工程管理费、税费，并按照税务部门的规定及时缴纳税费；

5) 妥善保管和使用项目上的财务印章，建立财务印章使用台帐，对印章的使用和保管提出建议；

6) 督促外派质量安全监督员在每次工程款支付时进行审核签字。 13

第四十三条 项目部和每个班组签订合同时，必须要求班组先上缴员工工资保证金并在合同中约定按时足额支付民工工资的要求和违约的相关责任。

第四十四条 项目部必须和民工签订劳动合同，并且将其身份证复印件、劳动合同复印件、员工花名册、民工的通讯方式、工资标准、建安保险缴纳证明提供给外派出纳，建筑劳务公司派遣的除外。

第四十五条 工人需挂工作牌上岗（工作牌应标明班组、姓名、照片、工号等），外派质量安全监督员根据项目部提供民工身份证复印件、班组人员名单和民工的工作牌，平时进行现场对照检查。

第四十六条 项目部须对工人进行打卡考勤，外派质量安全监督员和外派出纳可以根据准确的考勤记录，计算每个工人的出勤天数，便于将工资发放到位。

第四十七条 项目部应根据分项承包合同规定和实际完成工程量计算应支付的民工工资。

第四十八条 外派质量安全监督员到发工资时深入到民工当中了解抽查是否已经领到应发工资。

第四十九条 如果班组已经出现拖欠工资等情况，外派出纳应将工资直接发放到民工个人手中并事先经班组长签字同意。

第五十条 重要节日，尤其是春节前，外派质量安全监督员和外派出纳应特别注意监督工资的发放。

第五十一条 在工程后期，外派出纳应预先计算班组应付民工工资的总额，已发和尚欠的民工工资的金额，班组可以拿到的余下的工程款金额，来判断班组支付的风险，同时也要求班组计算民工工资的总额、已发和未发的金额并提交给外派出纳，便于外派出纳核对。金额有剩余的或者缺口较小的班组长应签订承诺书，承诺结清民工工资并准时支付；金额缺口较大的班组在签订承诺书的同时，外派出纳应将的民工工资直接发放到每个民工个人手中。

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第五十二条 如果班组未能及时足额支付民工工资，项目部应动用民工工资保证金予以支付，如果依然欠缺的，项目部应支持民工向班组长索要，班组长确实没有能力支付的，项目部可以先借款给班组长发放，以后再追回借款。

第五十三条 如果班组长出逃，项目部和外派出纳应及时将情况上报公司，并准备和合同、承诺书等文件准备发起诉讼或者报案。

第五十四条 在工程后期，外派出纳应预先计算班组应付材料款的总额，已发和尚欠的材料款金额，班组可以拿到的余下的工程款金额，判断班组支付的风险。有剩余的或者缺口较小的班组长应签订承诺书，承诺结清材料款并准时支付，缺口较大的班组，外派出纳应直接将材料款发放到材料供应商手中。

八、质量安全监督

第五十五条 建立对项目负责人的合同履约评价制度，作为以后选择项目负责人的重要依据。

第五十六条 要求项目负责人支付一定的履约保证金，在项目竣工结束后，如项目顺利竣工，通过所有验收，则返回履约保证金，否则根据实际情况扣罚部分或全部履约保证金。

第五十七条 外派质量安全监督员通过项目部的自检、交接检、专检等三检方式来监控工程的质量和安全生产。

第五十八条 外派质量安全监督员通过现场巡视，发现问题时，以口头或发文（经签字、盖项目章）的方式及时要求项目部进行整改。项目部如屡次不听，外派质量安全监督员有权以会议、工作联系单方式通知项目负责人立即进行整改。

第五十九条 当出现安全大检查、严重问题出现、甲方发现问题等情况时，外派质量安全监督员有权组织项目部例会，要求项目部管理人员及各施工班组长参加，通报目前工程上存在的质量及安全生产问题并限期整改。

第六十条 外派质量安全监督员应参加每次的监理例会，对例会上建设、监理方提出的问题督促项目部整改。

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第六十一条 外派质量安全监督员可和项目部的相关施工、质量、安全等人员保持日常口头、电话沟通，及时了解施工情况并处理相关问题。

第六十二条 如项目负责人履不配合工作，外派质量安全监督员应及时向公司汇报，公司根据相关制度、具体情况具体解决。

第六十三条 项目完工后，外派质量安全监督员根据项目负责人的项目整体完成情况向公司汇报，为评级提供依据。

九、项目部合同履约评价

项目部合同履约情况评价表（样表）

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注：根据项目部的履约评价，可以相应减少履约保证金。

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