时间的特性：无法开源、无法节流、不可再生、不可取代

时间管理—自我管理

时间管理四代

1.用便签纸写上要做什么事

2.把做的事写在日程表上

3.将做的事情时间分配好，用最短的时间做最多的事情，取得最大效益

4.每天做的事都与未来方向一致，每天目标都近一点

时间都去哪了？

时间杀手：

1.沟通不畅浪费时间（创业公司）

2.等待或遇到干扰

3.做长时间但毫无意义的事

4.有求必应，对于他人从不懂的拒绝

5.对于要做的事没有时间限制

6.做事情没有轻重缓急，经常把不重要的事放在重要的时间办

7.没有目标，缺少计划

效益=效能*效率*勤恳

选择最重要的事，用最短的时间完成工作量，不要浪费时间

效能  最重要的事

效能四象限

效率 

提高效率方法

1.事不宜迟，速度去做

2.要有全局规划

3.越简单越好，简单可执行

4.目标要明确

5.选好工具，事半功倍

6.一次就成功，不要拖三拉四

勤恳  充分利用时间，不浪费

要用自己的目标唤醒自己，

要时刻保持危机感

时间管理行动方案

 

第二篇：时间管理培训课程读后感-透过时间管理,推动组织成长-20xx-03-11-HeJL

时间管理培训课程读后感

——透过时间管理，推动组织成长

20##-03-11  贺建林

概览了本周公司组织学习的华为公司时间管理培训课程内容，感触还是蛮多的，更加认识到我们目前工作任重而道远。该课程不是教我们如何将事情做得更快，也不是要求我们挤占私人时间来完成日常工作，而是要明确自己日常工作中的问题所在，了解如何正确地进行时间分配并充分有效地利用时间，通过管理自己来掌控时间，学习如何减少时间的浪费，有效改善时间管理、提高工作绩效。

由于全文篇幅较长，下面抽出其中一些亮点与大家分享下对时间管理等方面的一些感想：

“时间管理的概念和误区”章节让我们了解了时间管理就是自我管理，时间管理是一种能力，是一种决定生活中什么东西重要的能力。管理大师德鲁克也说过“讲究效能的人并不是从任务着手，而是把安排自己的时间作为切入点”。

文章从举例入手再抽象延伸，抽丝剥茧式地向我们阐述了时间和时间管理的概念。“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。

在时间管理的内涵上重点强调了两点：

（1）所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。

（2）所谓“自管理者的管理”——你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。

“时间管理的误区”一章还列出了常见的一些问题，这些问题也是我们日常工作中比比皆是的问题，有必要与大家重点来探讨一下，下面内容中{}号内的内容为我个人的一些分析和看法，希望大家也能一一比对进行分析和自我诊断：

误区之一：工作缺乏计划

尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条：

1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；{这也是我们日常工作中很多同事拒绝做计划的主因——在思维上有懒惰情绪，在意识上有经验主义作风，未掌握或未深入分析计划内容}

2、不做计划也能获得实效；{此点是我们典型的经验主义作风的一个表现，历年来也未有效形成一种可传承的工作计划氛围}

3、不了解做计划的好处；{由于公司新人较多，目前普遍存在这种情况，新员工未尝试过，老员工未养成习惯，对一些新推行的日常工作计划性管理存在抗拒情绪}

4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；{此点也常见，以至于对日常的一些管理规范不愿严格执行，遇到难处缺乏主动思考积极改进的意识}

5、不知如何做计划。{缺乏计划意识和严格训练，经验不足，指导不够，不懂得具体方法和技巧}

此段重点罗列了不愿意做计划的主因，也是我们公司目前普遍存在的现状，所示几点均是需要我们重点反思和改进的地方。

我们作为一个高新科技企业的员工，要步上职业化的道路，成为一个强调实效性的职业人士，不应该把以上原因当做工作中的借口，为什么呢？剖析如下：

1、固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直！”的侥幸心理。试问：房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作，然后再进行抢救？

2、不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。

3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。

综上所述，由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：

1、目标不明确

2、没有进行工作归类的习惯

3、缺乏做事轻重缓急的顺序

4、没有时间分配的原则

此段剖析对我们是一个很好的提醒，尤其是那些缺乏计划意识、思维懒惰甚至不屑于此的员工。我们可以从中一点一点地代入到我们日常工作中的一些场景来细细体会一下，一条条对比诊断下我们曾经的工作环节中是否存在这些问题。过去的虽已属于历史，但历史是今日的镜子，如果我们今日已经意识到了问题的存在，便要从历史的镜子中反思我们的行为，从现在开始改变，历史才不会重演，未来才会改变。

误区之二：组织工作不当

组织工作不当的主要体现在以下几个方面：

*职责权限不清，工作内容重复{这点在目前的组织架构中依然存在，需要重点关注并尽快完善}

*“事必躬亲，亲力而为”{此点作为组织的管理者需要审视自身职责和改变工作模式，学会如何培育部属及正确授权。}

*沟通不良{向上、向下、平级之间依然普遍存在，表征不一，需要加强沟通管理和相关培训，沟通需要一个有效的平台和管道，也需要探索一条有效的沟通模式}

*工作时断时续{主要缺乏计划性，或者目标定位不清晰导致}

首先，学会如何接受请托{不要做好好先生，凡事要量力而行，帮人都有个度，也需要原则，要看是否在力所能及的范围内，需要审视自身具备的资源并进行优先排序，这本身也是对己对人负责的一种态度。}

【寓言分享】寒冬夜，阿拉伯人在帐篷里而他的骆驼站在寒风中，骆驼问：“头冷，可否进帐篷暖和一下？”他答应了，紧接着骆驼得寸进尺说“脖子冷、前腿冷、身体也冷”他答应了其要求，最后却被骆驼给挤出了帐篷。没有原则地答应别人的要求，是非常不明智的，有时候甚至会把自己搭进去。

其次，学会利用资源

对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。{这点很重要，尤其是对新人，我们要把事情做对首先要确保获取的信息是准确，否则无异于南辕北辙，要提高办事的效率就要学会充分利用资源，尤其是学会利用第三方资源，这一块在我们技术团队中尤其欠缺。大家可以仔细回顾下我们有关调试规范内所要求的内容，无一不是从确保资讯准确和充分利用相关资源着手的，经过本次培训希望大家有一些更深层次的体悟。}

对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：

1、担心部属做错事；

2、担心下属表现太好；

3、担心丧失对下属的控制；

4、不愿意放弃得心应手的工作；

5、找不到合适的下属授权。

其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。

{以上这几点尤其值得我们中层管理人员借鉴和思考，作为管理人员必须从一线工作中脱离出来，将一个人的经验、学识、能力传授给团队成员，学会带动团队成长，指导、培养部属，让部下成为团队中冲在一线的主力军，而不是我们代劳，甚至处处在当灭火队长，要充分认识到只有部属成功了才是管理者的成功}

误区三：时间控制不够

{此章节提出了一个提供了一个拖延商数的测验，其实我们工作中很多时间不够均源于不自觉的拖延，每次领导在指导一件具体事项的时候大家扪心自问一下有几个人会立即行动加以执行，大家不妨测试下以加深认知，结合上周进行的有关员工积极心态的培训予以改进。}

我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井：

1、习惯拖延时间。{拖延本身就是一种消极心态下呈现的行为反应，一旦决策理清思路立即行动，以积极的心态面对问题，养成良好工作习惯}

2、不擅处理不速之客的打扰。{学习相关技巧}

3、不擅处理无端电话的打扰。{学习相关技巧}

4、泛滥的“会议病”困扰。{会前准备，理清思路，加强条理，做好筹划，注重实效}

误区四：整理整顿不足

办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。{上周在技术部举行的员工积极心态培训时也谈到了5S管理这块，强调了整理整顿的重要性，希望大家再在比对下课件内容多回顾一下。}

套用“帕金森定律”——“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”，我们也可以导出“文件堆积定律”——“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。”{一叶而知秋，很多细节能反映出很多背后存在的问题，因此不要老认为领导没有看到你忙的样子，你平时的点点滴滴都在映射着你忙时的影子。}

{此段文章还描述了一些测试例子，在此不再赘述！大家都可以一个个去比对下做个测验，我们现在的工作是否充斥着这类真实的案例？各位尤其关注下我们的工作的台面，每次完成工作后有几个人习惯性地收拾过测试台？有几个人习惯性地将垃圾及时清理？有几个人会整理下与工作无关的物品入柜入箱？有几个人注意过拆开的箱子摆放的位置和次序？生产组装台面的状况又如何？我们在客户现场调试的情况呢？诸如此类的问题比比皆是，借本次学习心得交流的机会请要大家一起反思！下一步我们将针对性地对5S管理方面进行一次系统性培训，加深大家对这方面的认识。}

你最好尽快设计这样的一套系统（包括你的纸面文件夹和电脑文件夹）！

{现在看来我们是否有必要做些事情？大家再回想下我们对文档命名、技术文档编写等等的规范要求以及对日常文档归档要求等等是不是有必要？请大家记住一点：目前一切的繁琐工作都是为了让后续工作变得简单！我们若不能养成统一的良好习惯，简单就没有意义，“化繁为简”的前提是你先会将繁琐的东西做好，才有资格去简化、去优化，只有大家不厌其烦地将一些事情做标准了做规范了，才有可能形成默契，犹如特种兵之间一个手势就能搞定复杂的现场环境，但这个简单的手势之中却蕴含着一系列复杂艰难的训练，这就是标准化规范化的意义，只有这样才能形成一定程度的约定俗成，才能避免每次面对一个新的人、新的事都要不断地去简单重复。}

误区五：进取意识不强

我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。

主要表现在以下几个方面：

*个人的消极态度

*做事拖拉，找借口不干工作

*唏嘘不已，做白日梦

*工作中闲聊

如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦，那就需要好好反省自己了，因为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰！

{上周在技术部举行的员工积极心态培训时也重点谈到进取心的问题，培训完后我也感受到了一些积极的效果，希望大家回头多看看培训课件体悟下相关内容。一直以来我个人主张要解决员工工作中存在的问题，首先要解决思想问题，也就是心态问题，思想决定行动，心态决定了行动的方向，也就决定了行动的结果。行动需要讲究方法，只有心态正确了，方法才变得有意义，技能才能得到有效发挥，很多事情才变得易于解决，辅导才会变得有效果，而且能做到自动自觉的终极目的。当然这些问题我也还在不断探索当中，是否如此以及是否有效还希望大家斧正！}

前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。

{在这里我也用自己QQ的个性宣言与大家分享一下：“结局不是偶然天成的，每一步都决定着它如何到来！”如果我们意识到了，就要立即行动！我们的未来从现在就已经开始孕育！}

时间管理的六项基本原则

{文章中还重点阐述了时间管理的六项基本原则，在此拿出来重点回顾下：}

1、明确目标{以SMART为导向的目标原则：具体的（Specific）、可衡量的（Measurable）、可达到的（Attainable）、相关的（Relevant）、基于时间的（Time-based）。“成功就等于目标，其它的一切都是这句话的注解！”}

2、有计划、有组织地进行工作{这是我们目前最为需要提升的一个能力，学会设计执行事项清单（ToDoList），把目标正确地分解成工作计划（WBS），通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。}

3、分清工作的轻重缓急{这里提出了一个四象限图的概念很有用，可以用来改善我们的日常工作。“最重要的是我们要常常把最重要的事情列为最重要！”，我们要学会提炼重要的内容（第一、二象限），收缩不重要的内容（第三象限），舍弃可放弃的内容（第四象限），将关注点放在“重要但不紧迫”的第二象限方向上，提前预防避免收拾残局。第二象限的活动才是高效个人管理的核心。我们不能无所事事，也不应成为救火队长。}

4、合理地分配时间{这里提到了巴列特定律（也称80/20原理）：总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的，强调按事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。}

5、与别人的时间取得协作{我们需要研究客户、合作伙伴的行为习惯，多站在对方的角度思考问题，严格要求自己，提前做好计划与安排，协作才会变得亲密无间。}

6、制定规则、遵守纪律{好的东西需要固化下来，以形成习惯，把简单的东西不断重复本身就是一件不简单的事情，这需要极强的自制力和毅力，持之以恒才能创造奇迹。}

此外，文中在如何制定计划等章节中还提到了有关运用时间管理的方法工具和技巧，诸如5W2H原则、WBS（工作任务分解）、PERT（网络计划评审技术）、设置控制点（Milestone）等，这些东西都是项目管理中也会用到的一些原则和工具，值得大家深入体会并应用到实际工作中去。由于时间有限，而且涉及的知识专业性很强，在此不再细述，有机会我们再单独拿出来一起探讨学习。

分享一些认知

下面就个人的一些认知与大家分享一下：

1)        要有正面的工作态度，确保行动有效，主观意愿决定行动的质量。心态正确远比现实表现重要。

2)        结果导向，策略优先，三思而后行，谋定而后动，思路清晰远比卖力苦干重要，选对方向远比努力做事重要。一旦决策，行动快速。

3)        预留自己安静的时间，不断纠错纠偏。做对的事情远比把事情做对重要。

4)        时刻留意自己的表现，及时发现问题。

5)        充分利用工作日志和简报，回顾工作成效，不断总结提高。

6)        马上行动，杜绝拖延，今日事今日毕。

7)        凡事注意讲究方法，第一次就做好，杜绝零缺点，避免返工。

8)        分工合作，善于授权，尽量及时授权，不能重复授权，明确分配工作，必须了解下属的能力和才干，说清楚做什么而非怎样去做！但出现困难时要帮助寻找解决困难的办法。

9)        部署任务要授予权力，说明目标与期望，要评估、检查，安排工作时要求时限，下属只做你要求检查的事。

10)    关注过程，注重结果，承担责任，共同成长。领导的成功来源于部属的成功。

总结

科学研究表明，一个人的行为95%都是习惯性的，而只有5%属于非习惯性的。我们目前推行的一系列学习和优化管理的措施，诸如公司不定期组织培训及写学习心得体会，技术部要求大家短信汇报每日工作、不厌其烦地要求技术部门同事按标准、规范进行文档编写及归档等等，都是基于此不断培育以期塑成各位良好的行为习惯，达成改变现状、提高效率的目的。

学习的目的在于修正行为，任何梦想在行动之前都毫无价值，如果我们心怀梦想，如果我们觉得自己在时间管理上存在诸多问题，那么请从现在开始立即行动，修正不良行为、养成良好习惯、竖立积极态度、改善工作环境、提升工作绩效，我相信，只要我们正视自身不足，愿意改变，一切都会超好的方向发展。

在任何一个组织的行为中，只要我们身处其中，便意味着这个组织中的一切都将与我们息息相关，组织的任何变革和成长来自于每个成员的改变和实际行动。我亦希望如该文总结所述那样：“能通过一点一滴的改进与积累，寻求合适的支点位置，不断地扩大组织和个人的力量，促使生活品质和工作品质的改善”。唯如此才能达成我们追求的“企业成长、员工成长，组织进步、个人进步”的目标。

“透过时间管理，推动组织成长”不是某个人的任务，它是组织内每一个管理者和所有组织成员必须共同面对的责任和使命。

重点推荐

为配合本次学习分享的效果，以下附件为本人认为可推荐给大家进一步共同学习的内容，希望能帮助到各位加强个人管理。

附1：需重点学习和理解的内容——时间管理“四象限”法

著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：既紧急又重要（如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等）、重要但不紧急（如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施等）、紧急但不重要（如电话铃声、不速之客、行政检查、会议等）、既不紧急也不重要（如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等）。

时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。

在人们的日常工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成工作质量的下降。

因此，应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。

要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上，需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约，自己的时间才不会被别人所占据，从而有效地开展工作。

时间管理之重要事情

如何区别重要与不重要的事情?

1、会影响群体利益的事情为重要的事情；

2、上级关注的事情为重要的事情；

3、会影响绩效考核的事情为重要的事情。

4、对组织和个人而言价值重大的事情为重要事情。（重大包括金额和性质两方面。）

该时间管理方法常常被以如下图式表示：

1、对重要和紧急的事情当然是立即就做

2、而对不重要不紧急的事情不做

3、平时多做重要但不紧急的事情，（因为这是第二象限，常常被称为第二象限工作法）

4、对紧急但不重要的事情选择做。

第一象限是重要紧急的任务，很多人都会认为这是最应该花时间解决的，但是如果你过份注重第一象限的活动，那么这个象限的范围就会变得越来越大，最终占据你全部的时间和精力。大部分时间做的都不是第二象限的工作，这个时候就会感觉压力大、精疲力尽、被危机牵着鼻子走、忙于收拾残局等。

第二象限的活动才是高效个人管理的核心，因为这个范围内的活动虽然不紧迫，但是却十分重要。对第二象限的投入，会极大的减少以后第一象限的投入，这样你就不会再有那种被事情追着跑的感觉了，压力也不会太大。如架构、人员的培训、流程实施等，如果没有很好的架构、人和方法的支持，责任心就会驱使我去做第一象限的工作，每天就会处于忙碌的状态。而正是由于对这些看似不是很重要很紧急的投入，才能更好的分配时间，组织才能更好地运转。

挤出时间来做第二象限内的活动需要有积极处世的态度，因为第一和第三象限的活动会主动来找你。在一开始的时候，如果要挤出时间去做第二象限的活动，只能从第三象限和第四象限的活动入手，因为你不能将第一象限中既重要又紧迫的事情放在一边不管。

人的时间和精力都是有限的，所以你必须对某些事情说“不”，我们对那些表面看上去十分紧迫的事情要勇于说“不”，即使这个紧迫的事情是能够帮助别人的，但如果将既定的原则抛到一遍，那么这件事就将成为成功到了的障碍，你的目标达不到，团队的目标也达不到。

附2：清晰的行动指南——时间管理三阶段

你是否经常发现每天忙忙碌碌，但是就不知道时间怎么就过去了，好像没有什么进展，但是自己也没有闲下来？如果出现这类问题，那就说明你的时间管理出现问题了。这时你可以通过时间管理的三阶段去分析一下你的时间是否安排妥当。

1)        对时间的实际去处进行记录：

至少应该至少进行两次为期3－4周的时间使用记录，记录完后应该对时间的实际使用情况进行分析和修改。目前也有很多工具可以记录你的时间，大家可以去挑选自己喜欢的工具。

2)        对时间进行管理，削减没有成效的时间需求：找出没有效益、浪费时间的活动，并且尽可能摆脱这样的活动

u  识别和排除根本就不必做的事情：就是纯粹浪费时间、不会有任何结果的事。一些持续的制约因素会导致时间的无效使用和浪费。职位越高，组织对他的时间需求就越大。非管理者的处境也不见得比管理者好，他们的时间同样被各种需求所占用（比如会议，需要协助调试等）。如果一项活动无益于我们的组织、个人，那么我们应该说“不”，像有些可以不参加的会议，可以不玩的游戏，可以不看的电影

u  日程表中哪些可以别人代劳：委派。

u  不要浪费别人的时间：需要他人时，看看是否一定需要别人参加，例如是否需要别人参加这个会议等

3)        对时间进行整合，把可供自己支配的时间合并成可能大块的连续时间

u  每个人必须能够支配大块时间才能发挥效能，要是只有零碎的小块时间可供支配，那么即使时间总量很多也将无济于事。一个任务需要连续3天才能完成，如果你每天安排1小时，做24天出来的东西肯定很差。如果需要1个小时以上和下属沟通发展和绩效，只花15分钟也是达不到效果的。

u  规定重要事情的最后完成期限，以免无限期拖延

u  越是瞄准重大的贡献，就越需要大块的连续时间。

附3：推介大家学习的个人管理方法——认识无压工作GTD

一次只做一件事情，但是我们是不是很少有这种情况，在我们脑中旋转的有N多事情，经常弄得我们晕头转向。我以前也经常出现这种现象，脑子里放满了要做的事情，最终并没有做好。

GTD（Getting Things Done国内的中文翻译本《尽管去做：无压工作的艺术》）是著名时间管理人David Allen提出的一套非常有效的管理方法，所以在这里也推荐给大家，希望对你们也有点作用。

GTD认为人生最大的不安的来源不是事情太多，而是有很多事情你该做却没有做，你跟人说了你要做却没有做。GTD就是要确保你所有该做的事情都做到。David Allen认为，压力不是来自任务本身，而是任务在大脑里的混沌塞积，造成心理的焦虑和抵触。我们要做的，就是逐一清点大脑里的这些事务，将所有未尽事宜通通捕获并收集在大脑之外的文件系统中，比如实实在在的工具篮、纸质记事簿、电子记事簿和邮箱等。

GTD的主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来，通过这样的方式，头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一种消灭压力的高效工作方法。

GTD 不只是类似“要珍惜时间”之类的格言或感悟，而是一套特别具体的方法，具体流程如下图所示：

这个图基本上把所有GTD方法中重要的要素都体现出来了，值得看一看。当遇到有些事情你虽然能做，但不做反而更好时，我们应该勇敢的站出来say no，有时say no其实就是对其他承诺的事情say yes。

GTD的理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能够心无挂念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。

GTD其实就是两点：

1)        清空你大脑的内存：

通常一件事情在你脑袋里所占的空间大小和你现实中已经完成多少成反比。把所有要做的事情分门别类，另外存放在一个逻辑性强而又可靠的系统中去。大脑是用来思考的，不是用来记事的。我们的大脑每天耗费太多时间提醒我们该做又没做的事情，应该把大脑从这种思维中解放出来。

2)        把任何任务和项目具体成行动：

不管是什么任务项目，我们要问的问题是下一个动作是什么？只有这样才能把计划具体化，才能让我们随时把握该做什么。这样一来，在一个给定时间具体采取一个给定行动（action）的时候，我们才能做出最好的选择，而且对自己的行动选择有信心。

GTD的核心步骤

1)        搜集

把任何你需要跟踪或者记住或者做的事情记在Allen称之为‘水桶’的地方：一个收件箱，电子邮箱，磁带，笔记本，PDA，或者它们的组合。把你脑子里的任何东西都拿出来放到你的搜集设备里，准备好做下一步的处理。每星期所有的水桶都应该被至少清空一次。

2)        处理

处理你的收件箱要遵循一个严格的工作流程：

u  从最上面开始。

u  一次处理一项。

u  不把任何东西放回收件箱。

u  如果任何一项需要做：

n  做（两分钟原则：任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去做。两分钟是一个分水岭，这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。）

n  委托别人完成，或者

n  把它延期。

u  否则

n  把它存档以便查询，

n  把它扔掉，或者

n  使它成熟以便下一步的处理

3)        组织

Allen描述了一个建议的列表集合，你可以用来跟踪需要关注的项目：

u  待办事项(Next actions)

对于每个需要你关注的事项，定好什么是你可以实际采取的下一步行动。例如，如果事项为“写项目报告”，下一步行动可能会是“给Fred发邮件开个简短会议”，或者“给Jim打电话问报告的要求”，或者类似的事情。虽然要完成这个事项，可能会有很多的步骤和行动，但是其中一定会有你需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。较好的做法是把这些事项根据能够被完成的“环境”整理分类，例如“在办公室”,“用电话”,“在商场”.

u  方案(Projects)

每个需要多于一个实际的行动才能达到的生活或者工作中的“开放式回路”就是一个“项目”.使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。

u  等待(Waiting for)

当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件，就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者需要发出一个提醒。

u  日程表(Someday/Maybe)

这些事情你需要在某个点去做，但是不是马上。例如：“学习中文”，或者“进行一个潜水假期”。

对于跟踪你的预约和委托，一个日历也是重要的；另外，Allen特别推荐日历应该被用在他所谓的“硬工程”上：必须在某个特定的期限之前完成的事情，或者在约定的时间和地点完成的会议和约会.“待办”事项应该用在下一步行动列表当中。

GTD的最后一个关键组织模块是归档系统.“Getting ThingsDone”书里说如果要用一个归档系统，那它必须得是简单易用和有趣。即使是一张纸，如果你需要用来记录参考信息，如果不属于你已经有的一个目录，也要有自己的文件组织方式。Allen的建议是你可以维护一个按照字母顺序组织的归档系统，这样可以比较容易快速的存储和提取你所想要的信息。

Google的Gmail的用户可以用创建标签的方式来创建“待办事项”和“项目”，这种方式在Bryan Murdaugh的 “Getting Things Done with Gmail” [1]白皮书中有清楚的描述。它保留了很多GTD的相同概念，但是是在在线的电子邮件系统中实施。

4)        回顾

如果你不至少每天或者只要你有时间就回顾检查，那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处。以你当时拥有的精力，资源和时间，决定什么是对你来说最重要的事情，然后做。如果你倾向于拖延，你可能会老是做最容易的事情，避免那些难的。为了解决这个问题，你可以一个接一个地做列表上的事情，按照它们的顺序，就象你处理你的收件箱一样。

至少以星期为周期，GTD要求你回顾所有你比较主要的“行动”,“项目”和“等待”的事项，确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入你的系统，而且所有的事情都更新到符合最新的情况。Allen建议制作一个难题档案来帮助你更新你关于主要行动的记忆。

5)        行动

如果你把你的时间都花在组织工作、而不是做它们，那么这样的系统是不好的！David Allen的观点是，如果你可以把必须做的事情，让它变得简单、容易、有趣的话，那你就比较不会拖延、或者被太多的“开放性回路”所压倒。