会议接待流程（一般会议）

预定会议时：问客户使用哪些物品，是否需要签到台，使用国际报告厅是否摆主席台，连接接座式话筒几个，是否摆茶水等等。

座式话筒连接方法：根据主讲台所讲话人数，取若干话筒，（例如5个主讲则取6个话筒）话筒一头连接舞台地插，一头连接另一话筒接线口，进行串连；开启会议主机进行调试声音即可。话筒不可同时开启多个，关一个开一个。

一、 会前准备：

了解席签的摆放次序，左为上，依次中间位置、左、右、左右排列。

话筒与桌面呈60度角，茶杯（放杯垫）摆于话筒右侧，矿泉水摆于茶杯左侧，如开会人员需要咖啡，则摆于茶杯、矿泉水前面的中间位置。

会议桌抽纸摆放两人用一盒，烟缸两人用一个，信纸摆于客人正中，铅笔HB字样朝上，笔尖朝左。

二、接待引领

接待客户：站在电梯的一侧迎候，标准站姿（身体站直，精神饱满，面带微笑，两眼平视，挺胸收腹，两肩平齐，两臂自然下垂，腰背挺直，右手握左手放于工装第三个扣处），根据站在电梯的左边或右边，用右手或左手做指引动作，专梯至六层，客服先出电梯引领客人进会议室（手机提前调为振动，接待人员走在客人外侧两三步的距离，让客人走在内侧引领。）

三、会议服务：

客户落座：客人一般坐在门的对面，双方开会先给客人倒水，在客人右侧小声说：“打扰一下，给您倒杯水”，在客人身后斟倒，倒入八分满，轻轻放回原位，盖上杯盖，右手做请的手势，请客户饮用；依次从左向右倒水，根据情况间隔10―15分钟填一次水。

提前30分钟调试好视频和音频设备：安排专人根据会议要求开启视频或音频设备。

四、会后：

会后迎送：将会议室门打开，客服把客梯按至六楼送客。

会议结束找订会相关人员检查会议室是否有开会人遗漏的物品；对内会议室物品是否有损坏，检查无误后；收拾会场卫生。会议室随时做好接待准备（物品按要求摆放茶杯、矿泉水等）。

会议接待流程（重要会议）

一、 会前准备：

了解席签的摆放次序，左为上，依次中间位置、左、右、左右排列。

话筒与桌面呈60度角，茶杯（放杯垫）摆于话筒右侧，矿泉水摆于茶杯左侧，如开会人员需要咖啡，则摆于茶杯、矿泉水前面的中间位置。

会议桌抽纸摆放两人用一盒，烟缸两人用一个，信纸摆于客人正中，铅笔HB字样朝上，笔尖朝左。

二、 车辆指挥：

提前预定好车辆的行驶路线，安排秩序维护人员在车辆经过的路段指引车辆进出和停放。

三、 礼宾员迎宾：提前把大厅电动门开启。

车辆在门口停住后，礼宾员负责开启主要领导乘坐位置的车门，程序为：左手开启车门，右手手心朝下挡在车门上方，以便客人能安全下车。

待客人上到最上面一层台阶时，门口礼宾立正敬礼，客人进入大厅后礼毕。

四、 客服门口迎宾：

客服员工此时应提前在电动门主门两侧站立。标准站姿（身体站直，精神饱满，面带微笑，两眼平视，挺胸收腹，两肩平齐，两臂自然下垂，腰背挺直，右手握左手放于工装第三个扣处）。客

人走到电动门主门门口时，客服员应身体向前微倾问好：您好，欢迎观临！待客人进入大厅后身体恢复原位。

五、接待引领

接待客户：站在电梯的一侧迎候，标准站姿（身体站直，精神饱满，面带微笑，两眼平视，挺胸收腹，两肩平齐，两臂自然下垂，腰背挺直，右手握左手放于工装第三个扣处），根据站在电梯的左边或右边，用右手或左手做指引动作，专梯至客人需要参观的楼层，客服先出电梯引领客人进入楼层。然后客服员应站立电梯口，控制电梯等客人参观完该楼层，进入电梯再去其他楼层。程序同上。

六、会议服务：

客户落座：客人一般坐在门的对面，双方开会先给客人倒水，在客人右侧小声说：“打扰一下，给您倒杯水”，在客人身后斟倒，倒入八分满，轻轻放回原位，盖上杯盖，右手做请的手势，请客户饮用；依次从左向右倒水，根据情况间隔10―15分钟填一次水。

提前30分钟调试好视频和音频设备：安排专人根据会议要求开启视频或音频设备。

七、会后：

会后迎送：将会议室门打开，客梯按至六楼送客。

会议结束找订会相关人员检查会议室是否有开会人遗漏的物品；对内会议室物品是否有损坏，检查无误后；收拾会场卫生。会议室随时做好接待准备（物品按要求摆放茶杯、矿泉水等）。

八、送客服务（综合）：

会议结束，客服应提前把电梯按至六层等客人进入电梯后，根据具体情况把电梯按至相应的楼层或一层。

客人出大厅到主门口时，客服员应身体向前微倾，点头问好：您好，欢迎下次光临！

门口礼宾员应立正并敬礼，等客人下台阶时礼毕。

等客人走到车附近时，礼宾员应左手开启车门，右手手心朝下挡在车门上方，等客人把腿收进车内时，敬礼关车门。

秩序维护人员在车辆开出时，应在主要路口站立，用手势指引车辆通过。

 

第二篇：会议接待方案

会议接待流程

(一)会前准备

一：文案组

1：汇编资料（主办科室提供）承办科室求根据参会人数印刷。

2：领导发言稿（相关领导提供）

3：《报名签到册》、《会议通知》、《会议日程》、参会者到达消息。

4：广告牌、宣传资料、展板图片（相关公司提供）

5：欢迎布标、会议室布标

6：会议礼品（按参会人数准备）

7：会议代表证

8：会议用餐券

9：订制领导座次牌

二：设备组

1：投影仪、多媒体电脑一台

2：会议室一间（根据入会人数)

3：车辆准备

4：麦克风3只

5：照相机一台（必要时摄影机一台）

三：会务组

1：提前一天完成会议所需的代表证、汇编资料、就餐卡、等资料的装袋。

2：根据领导要求，代表报到前一天，会议室会场布置（会标、广告牌、商家展板、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按部落实到位。

3：据酒店提供的房况表，报到前两天协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。

4：提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。

5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全隐患的发生。 6：在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指示箭头。

7：接待专家：落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。如：专家、领导接送及临时出行，就餐、会见等活动的车辆。领导、专家由领导统一安排，根据航班、车次，派专人专车接送。 四：会议费用开支预算

1：代表证：X元/张

2：餐费：午餐X元/人 晚餐X元/人

3：矿泉水：

4：水果：

5：纪念品：

6：资料打印、复印：

7：照相、摄像：

8：其它：

（二）会议期间

一：会议报到

1：在酒店大堂设“XXX会议报到处”

2：报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、学分费用等。 3：根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券等。

4：提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。

5：代表报到后，在酒店前台办理入住。

6：当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表。

二：#5@p的开据

在会议前通知上注明由我科承办、会议期间由财务人员根据代表需要，开具正式#5@p。与酒店协调开具住宿#5@p。

三：会议用餐

1：要求酒店落实叫早服务。

2：准确统计用餐人数并安排代表用餐，餐饮组人员负责按时发放餐品。协调用餐相关问题。

3：及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行。

四：照相摄影

1：根据领导指示，安排会前领导及专家合影留念。

2：负责会议期间的所有照相摄影。

3：

四：会议考察参观或旅游

1、专家的安全问题，考察旅游期间尽可能为专家办理人身保险。

2、考察的整个行程中，接待人员全程陪同、确保考察顺利进行。

3、确保专家返程机、车票，并根据返程时间及方向分批送行，确保顺利返程。

（三）会议结束工作

1：会议结算

2：会议总结