会议接待流程

(一)会前准备

一：文案组

1：汇编资料（主办科室提供）承办科室求根据参会人数印刷。

2：领导发言稿（相关领导提供）

3：《报名签到册》、《会议通知》、《会议日程》、参会者到达消息。

4：广告牌、宣传资料、展板图片（相关公司提供）

5：欢迎布标、会议室布标

6：会议礼品（按参会人数准备）

7：会议代表证

8：会议用餐券

9：订制领导座次牌

二：设备组

1：投影仪、多媒体电脑一台

2：会议室一间（根据入会人数)

3：车辆准备

4：麦克风3只

5：照相机一台（必要时摄影机一台）

三：会务组

1：提前一天完成会议所需的代表证、汇编资料、就餐卡、等资料的装袋。

2：根据领导要求，代表报到前一天，会议室会场布置（会标、广告牌、商家展板、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按部落实到位。

3：据酒店提供的房况表，报到前两天协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。

4：提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。

5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全隐患的发生。 6：在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指示箭头。

7：接待专家：落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。如：专家、领导接送及临时出行，就餐、会见等活动的车辆。领导、专家由领导统一安排，根据航班、车次，派专人专车接送。 四：会议费用开支预算

1：代表证：X元/张

2：餐费：午餐X元/人 晚餐X元/人

3：矿泉水：

4：水果：

5：纪念品：

6：资料打印、复印：

7：照相、摄像：

8：其它：

（二）会议期间

一：会议报到

1：在酒店大堂设“XXX会议报到处”

2：报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、学分费用等。 3：根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券等。

4：提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。

5：代表报到后，在酒店前台办理入住。

6：当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表。

二：#5@p的开据

在会议前通知上注明由我科承办、会议期间由财务人员根据代表需要，开具正式#5@p。与酒店协调开具住宿#5@p。

三：会议用餐

1：要求酒店落实叫早服务。

2：准确统计用餐人数并安排代表用餐，餐饮组人员负责按时发放餐品。协调用餐相关问题。

3：及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行。

四：照相摄影

1：根据领导指示，安排会前领导及专家合影留念。

2：负责会议期间的所有照相摄影。

3：

四：会议考察参观或旅游

1、专家的安全问题，考察旅游期间尽可能为专家办理人身保险。

2、考察的整个行程中，接待人员全程陪同、确保考察顺利进行。

3、确保专家返程机、车票，并根据返程时间及方向分批送行，确保顺利返程。

（三）会议结束工作

1：会议结算

2：会议总结

 

第二篇：会议接待方案

会议接待方案

一、接待时间：20xx年X月X日—X月X日

二、接待地点：

接送机地点：西宁机场

下榻酒店：XX大酒店（银龙大酒店，神旺大酒店，青海宾馆等）

会议地点：XX大酒店会议厅（银龙大酒店会议厅，神旺大酒店会议厅，青海宾馆会议厅等）

三、接待对象：

嘉宾等一行人及其陪同人员

四、接待负责人员： 总负责：接待办

跨部门接待小组：相关领导，秘书组，行政组，宣传组，保卫组

五、接待前期准备工作：

1．制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间 2．食宿安排，提前预定 3．迎接车辆安排

4．迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作） 5. 相关接待人员，负责相关接待工作

六、机场接待

1．机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌，在一层到达电梯口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处（签到台桌子规格1.8×0.5×0.75）。接待组由此将客人集中带出乘车。 2．在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌（80×180cm以下易拉宝）。

3．由服务科按照按正常要客接待程序接待。

4．对于重要领导等特殊客人，由团省委提出要求，机场团委负责申请办理有关接待人员通行证，安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。

硬件附注：易拉宝2个（其中1个2米），接待处牌子和桌子，笔若干支，迎宾牌，授带10条??

七、酒店入住

1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。 2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。 3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。

4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。

八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。

2．餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。

九、会议前的筹备工作

1．选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。

2．会场布置。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一

3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。 4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

十、会议接待

1．欢迎词（电子屏幕）提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”

2.会场整理及布置

1）提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气清新

2）摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一 ，香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发，调试投影仪，音响等设备，放映相关资料。

3.联系陪同人员，讲解员。根据客户考察目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通：会谈开始前1小时，再次提醒相关人员 4．领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座。

十一、座谈

1．企业宣讲（集团，产业宣传片，企业介绍PPT） 2．技术交流（技术人员PPT讲解，互动）

3. 会场服务（每20-30分钟添加茶水或视情况而定） 4. 拍照（依重要程度，进行拍照留档） 5. 摄像（依重要程度，进行摄像留档）

十二、会后服务准备

做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。

十三、会后服务

会议结束，摄影师做完摄影工作后，由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店