公司收发文管理制度

第一章 总则

第一条 为了规范公司对收发文的管理，提高文件的利用效率，进而提高公司工作质量和工作效率，特制定本规定。

第二条 公司文件是传达方针政策，发布公司规章制度、请示、指示和答复问题，指导工作，报告情况等的重要工具。因此，必须认真做好文件收发的管理工作，有效地为公司服务。

第三条 公司所收发文件由综合部行政科统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。行政科指定专职人员负责收文和发文管理工作。收发文人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记表和发文登记表。行政科必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。

第二章 发文办理

第四条 发文，发文办理是指公司对外发出的公文，首先要拟稿，稿子写好后要送部门负责人审核，然后报请有关领导人签发，签发后送印，印制好校对后发出。发文办理主要包括以下几个工作程序：

1、拟稿：拟稿是指把领导人或公司的发文意图条理化、显 —1—

物化，是发文处理的关键程序之一。公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

2、核稿：核稿是指由拟稿部门负责人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。

3、会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送综合部负责人对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

4、签发：工程部、总工办的一般事务性公文送分管领导签发。其他文件如重要请示、报告、制度及办法等一律送总经理签发。

5、发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，并对待发文稿进行编注发文字号、设计版面格式等。

6、缮印：缮印是指按已签发的文稿进行缮写或打印，并由相关人员负责校对。

7、用印：用印是指综合部对已缮印号的公文进行盖章。

8、发文登记：发文登记是指由综合部行政人员将待发公文登记造册，以备存查。

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9、分发：分发是指由综合部行政人员把用过印并已登记过的公文通过适当的方式（如邮寄、传真、电子邮件、专人递送、来人签收等）传递给收文单位。

10、注发：注发是指由综合部行政人员对发文办理结果予以注明。如谁经手，发了一份什么文件，经由什么渠道发出等。

11、存档：在发文办理流程结束后，综合部行政人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。

第三章 收文办理

第六条 收文是指外部机关送达公司的公务文书和材料，包括文件、电报、其他文字资料等。收文办理是指对来自公司外部的文件所实施的处置与管理。工程管理类收文暂按工程部有关规定办理，行政科定期对工程部的收文进行备份存档。收文办理主要包括以下几个程序：

1、签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。收到来文，首先要看清是否属于本单位收文，然后清点，核实来文数量、封皮编号与投递是否相符，检查文件装封是否破散，密封条是否被拆等情况，检查无误后，方可签字、盖章、注时。

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2、收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。

3、拟办：在收文登记后，由综合部行政人员送综合部负责人审核，符合有关规定的，综合部应及时提出办理意见和建议，送请主要领导人批示后交有关部门办理。

4、批办：批办是指主要领导人对收文的办理写出指示性意见。

5、分办：需要办理的文件，要按批办意见，分送有关部门或承办人员办理。

6、传阅：需要传阅的文件，要按批示意见传阅。传阅中，应先送主要领导和分管领导阅：各部门间安排主管部门先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见，要按领导同志的意见，做好补办工作。文件传阅前，要认真登记，阅完后进行检查，随时掌握文件的去向

7、承办：承办是指按照领导人的批办意见，由相关的业务主管部门或负责人具体承担收文的办理。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文 —4—

件，主办单位要主动会同有关单位协商办理，并负责回复办理结果。

8、催办：催办是指根据领导人的批办意见，由行政科督促承办部门尽快上报办理结果。

9、注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期， 并简要写明办理结果。

第四章 公文管理（立卷归档）

第七条 无论是收文还是发文，都要按档案管理有关规定进行科学管理。已发出的公文，要把定稿、存本管理好，以备查考或归档；收进办结的公文，也要妥善保管，以备随时调用。

公文管理主要包括以下几个程序：

1、制定立卷类目表：按照档案管理的有关规定结合公司的实际情况制定公司立卷类目表。

2、归卷：按立卷类目表上规定的项目准备卷夹或橱柜，并随时把已办完的公文归到相应的文件夹或类目里面。

3、调用：对已经归卷的任何一份公文要能随时调出，以便为公司工作服务。

4、立卷：按公文立卷的有关规定把已归入卷夹的公文立成合乎规范的公文案卷。

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5、归档：把已经立好且经过验收的案卷向档案部门移交。

6、销毁：把一些没有保存价值的公文按规定程序进行销毁。

第五章 附则

第八条 本制度由综合部负责解释、修改、完善。

第九条 本制度自总经理签发之日起开始执行，各有关部门按本制度的有关规定办理收发文。

附件：1、发文管理流程

2、收文管理流程

××××××有限公司

二○一三年七月十五日

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第二篇：10收发文管理制度

收发文管理制度

第一节 总则

一、为适应集团及子公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制

度化，特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽

工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提

高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由相

应综合管理部统一发放、传递、用印、保管和立卷归档，子公司由负责人指定人员进行文件管理相关事宜。

第二节 文件分类

一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。

二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻

的事项，用“决议”。

三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通

知”。

四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。

五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建

议，用“报告”。

六、批复。答复请示事项用“批复”。

七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。

八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。

第三节 文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、

主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为四种：①“xxx发”、②“xxx人发”。冠以上述发文代号的内发文件应

对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。

“xxx发”用于公司及各部门的对内对外发文，由相应综合部统一编号；“xxx人发”、文件由发文部门自行编号，另外由相应综合部统一认定。（公司其他部门均以“xxx发”的代号发文，以各部门名称发文，须在发文权限范围内。）

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。

七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用A4型。

第四节 收 文

一、收文一律使用各部门收文处理单。

二、外来文件均由相应综合管理部指定专人收文，由相应综合管理部统一拆封、登记，根据

文件属性及时分送相关部门，未在本地的子公司由文件管理员按照以上流程进行。

第五节 办 文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由相应综合管理部统一安排，包括文件的分送、传递和催办，未在本地的子公司除外。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由相应综合管理部负责，防止漏办或延误，未在本地的子公司除外。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。

七、文件办理完毕后，统一交由相应综合管理部指定专人保管、立卷归档，未在本地的子公司除外。

第六节 发文

一、发文一律使用各部门发文单

二、发文程序如下：

公司内部发文:

拟稿人→部门负责人核准→综合部主任→综合部统一编号→打印→总经理签字（盖章）→发文→备案

对外发文:

拟稿人→部门负责人审核→综合部主任→总经理核准→综合部统一编号→打印→盖章（签字）→发文→备案

第七节 其他

一、时限要求：

1、特急：限４个工作时内完成。

2、急：限８个工作时内完成。

3、平：限１６个工作时内完成。

二、文件的保密要求：

1、绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。

四、处罚

如有违反上述流程，罚处相应负责人50元-100元，情节严重者移交相关法律部门并予以辞退。